Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| Glossaire Achats | |||
| Acompte |
| Paiement partiel à valoir sur le montant d'une somme à payer. |
| Appel d'offre |
| Il s'agit d'une consultation de prix dans les fournisseurs dans le but d'alimenter les liens articles/fournisseurs. En savoir plus : Articles référencés par fournisseur (GRAF) ; Génération des commandes d'achats / fournisseur(s) (TGCDA) ; Appels d'offre (GRAO). |
| Arrivage |
| L'arrivage est la première phase de la réception de la marchandise. C'est l'enregistrement du bon de livraison du fournisseur et le rattachement des commandes concernées par la réception. La deuxième phase est la réception détaillée c'est-à-dire le renseignement des quantités reçues. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Contrôle des réceptions (GARR). |
| Avance |
| L'avance est le versement d'une partie du montant d'un marché public au titulaire de ce marché avant tout commencement d'exécution de ses prestations. Une avance correspond à une écriture d'avance qui a été générée pour une facture saisie : - sur une classe d'achats dédiée ayant l'option "Mise à jour marché" égale à "Pas de contrôle" et pour laquelle aucun traitement de cumul des commandes d'achats dans les marchés (TMARAx) n'a été défini dans les étapes par classe. Ceci, afin que les avances n'aient aucun impact sur la mise à jour des marchés ; - un mode d'achat avec influence sur marché, afin de pouvoir mettre à jour l'avance facturée (TMCSA) au niveau des compléments de marchés publics (GCMP) ; - des comptes d'avances définis en génération de pièces et en TVA interdite. L'écriture d'avance est générée par la comptabilisation de la facture d'avance (TVCC) pour un type de ventilation (GTVCA) défini avec "Regroupement des mêmes échéances". En savoir plus : Récupération d'avances ou d'acomptes (SAIRAA) ; Récupération d'avances (TRAA). |
| Avenant |
| Un avenant est un complément de commandes. Il correspond à une nouvelle sous-commande (même classe, même numéro et incrémentation du sous-numéro). Il peut être créé par duplication de l'en-tête de commande dans la gestion des commandes, par duplication d'une commande par le traitement de duplication des commandes ou par le traitement de génération des avenants (TGAVA). En savoir plus : Commandes d'achats (GCDA) ; Duplication de commandes (TDCDA) ; Génération des avenants (TGAVA). |
| Catégorie fournisseur |
| Il s'agit d'un critère de regroupement des fournisseurs qui est utilisé pour donner des autorisations par classe de commandes. A créer par établissement : au choix. En savoir plus : Catégorie fournisseur. |
| Classe de marchés |
| Une classe de marchés détermine les conditions de création et d'utilisation des marchés. Exemple : numérotation automatique ou manuelle, possibilité de créer un marché pour une famille de fournisseurs, paramétrage de la mise à jour des marchés à partir des commandes. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Classes de marchés (GNCM). |
| Clôture achat |
| Permet de figer les achats à une date donnée et d'interdire toute commande, réception ou facture précédant cette date. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Clôture des achats (GCLOA) ; Paramètre DATCLO ; Clôture des achats (TCLOA). |
| Demande d'achats |
| Les demandes d'achats sont des entités internes qui permettent d'informer les acheteurs des besoins. Elles peuvent donner lieu à une ou plusieurs commandes, peuvent aussi ne jamais donner lieu à une commande. Une demande d'achats peut être pré-engagée, c'est-à-dire qu'à partir de la demande d'achats, il est possible de générer une écriture extra-comptable de prévision de dépense. Une demande d'achats peut être issue des stocks. Elle est composée d'un en-tête et de lignes mais également d'un ensemble d'informations permettant une gestion précise des événements (appelés étapes) qui lui sont relatifs et qui ponctuent sa vie. Le numéro d'une demande est par établissement puis il est constitué : - d'un code alphanumérique désignant la classe ; - d'un numéro saisi ou affecté automatiquement ; - d'un sous-numéro incrémenté de 1 en 1. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Demandes d'achats (GDAI). |
| Demande de services |
| Une demande de services est une entité interne qui permet de déclencher une sortie de stock. Un besoin est détecté et celui-ci, au lieu de donner une demande d'achats puis une commande, est pris dans le stock. Une demande de services est composée d'un en-tête et de lignes mais également d'un ensemble d'informations permettant une gestion précise des événements (appelés étapes) qui lui sont relatifs et qui ponctuent sa vie. Le numéro d'une demande est par établissement puis il est constitué : - d'un code alphanumérique désignant la classe ; - d'un numéro saisi ou affecté automatiquement ; - d'un sous-numéro incrémenté de 1 en 1. Les lignes d'une demande de services doivent obligatoirement avoir influence sur le stock (article, mode d'achat, dépôt). A créer par établissement : oui. En savoir plus : Demandes d'achats (GDAI) ; Réservation du stock pour les demandes de services (SAIRDS) ; Réservation en stock des demandes de services (TRDS) ; Confirmation des demandes d'achats (TEDA) ; Livraison des demandes de services (GRDA). |
| Engagement |
| Il s'agit d'une écriture extra-comptable générée à partir de la commande. En savoir plus : Engagement (TVCCE). |
| Equivalence mode d'achat |
| Une équivalence de modes d'achat consiste à remplacer le mode d'achat d'une ligne par un autre mode d'achat. Plusieurs équivalences de modes d'achat sont gérées : - équivalence de modes d'achat pour les demandes de services. Le mode d'achat initial de la ligne, défini en sortie de stock facultative, est remplacé par un mode d'achat ayant les mêmes caractéristiques mais défini en sortie de stock obligatoire ou interdite suivant la quantité disponible en stock. Les équivalences de modes d'achat pour les demandes de services sont définies dans la transaction GMSS ; - équivalence de modes d'achat pour les retours de marchandises. La commande d'avoir, générée lors d'un retour, a un mode d'achat équivalent au mode d'achat initial (mêmes caractéristiques) mais n'a pas d'influence sur réception. Les équivalences de modes d'achat pour les retours sont définies dans la transaction GTRC. En savoir plus : Equivalences de modes d'achat demandes de services (GMSS) ; Equivalences de modes d'achat (GTRC). |
| Fabricants |
| Il s'agit de la personne morale ou physique qui a eu en charge la fabrication d'un produit. Il peut être différent du fournisseur. En effet, un article peut être référencé chez un fournisseur, mais de fabricants différents. En savoir plus : Fabricants (GFAB). |
| Facturation détaillée |
| La facturation détaillée est la deuxième phase de la facturation. Elle consiste à saisir les quantités facturées sur les lignes des commandes rattachées lors de la facturation globale. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Facturation détaillée (GFAAD). |
| Facturation globale |
| La facturation globale est la première phase de la facturation. Elle consiste à créer l'en-tête de facture et à rattacher les commandes concernées par la facture. La deuxième phase est la facturation détaillée, c'est-à-dire la saisie des quantités facturées. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Facturation globale (GFAAG). |
| Facture |
| Une facture est saisie lorsque le fournisseur a retourné la facture papier. Une fois la facturation faite, on peut transférer la facture en comptabilité afin que celle-ci soit payée. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Contrôle facture (GFAA). |
| Famille fournisseur |
| Cette notion permet de définir des hiérarchies de date à date pour les fournisseurs. Le nombre de hiérarchies (rôle) est illimité. Ce critère de regroupement des fournisseurs est utilisé dans les marchés achats, les tarifs et les statistiques achats. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Famille de tiers fournisseurs (GFTF). |
| Fournisseur |
| Il s'agit d'une personne morale ou physique avec laquelle existent des relations commerciales consistant à lui acheter des biens ou des services. Le fournisseur est un regroupement de tiers et d'adresses sur lequel des données relatives à l'administration des achats sont précisées. C'est à l'aide du code du fournisseur que sont saisies les commandes. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Fournisseurs (GFOU). |
| Indice qualité |
| Cette notion permet de classer les différents fournisseurs d'un même article et ainsi, de pouvoir proposer le meilleur fournisseur pour un article. A créer par établissement : non En savoir plus : Paramètre Indice ; Articles référencés par fournisseur (GRAF) ; Génération de commandes à partir de DA (TDAI) ; Génération automatique de commandes à partir de DA (TGDAI). |
| Kit (articles composés et composants) |
| Un article est composé de plusieurs autres articles dits "articles composants". Exemple : Un ordinateur est composé d'un écran, d'une unité centrale et d'un clavier. Les codes articles sont ORDINATEUR, ECRAN, UNITE et CLAVIER. L'article ORDINATEUR est le composé et les articles ECRAN, UNITE et CLAVIER sont les composants. La composition est définie dans la gestion des compositions d'articles (GCAR). Lors de la saisie d'un article "kit" sur une ligne, plusieurs possibilités existent suivant la définition de l'article acheté : - une ligne est créée pour l'article "kit" et une ligne est générée pour chaque article composant l'article ; - la ligne correspondant à l'article "kit" n'est pas créée, mais une ligne est générée pour chaque article composant l'article. Les kits ne représentent qu'une aide à la saisie. Ils peuvent être utilisés, suivant le paramétrage, lors de la saisie d'une ligne de demande d'achats, d'une ligne de commande ou d'une ligne de facture. A créer par établissement : non En savoir plus : Composition des articles (GCAR) ; Lignes de demandes d'achats (GDAL) ; Lignes de commandes d'achats (GLCA) ; Lignes de facture (SAILCF). |
| Lettre |
| Permet la définition de lignes textes regroupées par type (Lettre de retard de livraison, Lettre de remerciement d'appel d'offre, etc.) pour éditer plusieurs courriers à partir des commandes. Ces lettres contiennent des mots clés qui sont substitués par les différentes valeurs des commandes lors de l'impression. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Lettres types (GLRE). |
| Mode d'achat |
| Il s'agit d'un indicateur associé à l'article et à la ligne de commande achats permettant d'indiquer au système les contrôles à effectuer et les influences entre applications à exécuter lors de la saisie des lignes de commandes. (Exemple : Influence en stock "oui" ou "non", "prix tarif" modifiable "oui" ou "non", etc.) A créer par établissement : oui. En savoir plus : Modes d'achat (GMDA). |
| Notation fournisseur |
| Un fournisseur ou une référence article/fournisseur peut être noté en fonction du respect des prix, des quantités, du délai de livraison, du cadencement, des réceptions qualitatives et/ou des retours fournisseurs. Une grille d'évaluation matrice est définie pour la cotation et le rating du fournisseur ainsi que pour la priorité et l'indice qualité de la référence article/fournisseur. En savoir plus : Priorité pour les critères de notation fournisseur (GPNFOU) ; Définition des critères de notation fournisseur (GDNFOU) ; Calcul et évaluation critères notation fournisseur (TCNFOU) ; Notation des fournisseurs (TNFOU) ; Consultation des critères de notation fournisseur (CNFOU). |
| Provision |
| Il s'agit d'une écriture comptable ou extra-comptable, selon le paramétrage, passée à partir des réceptions pour les marchandises réceptionnées non facturées en fin de période. D'autres termes sont également utilisés pour désigner les provisions : factures non parvenues, charges à payer, dettes provisionnées. En savoir plus : Factures non parvenues (TVCCP). |
| Pré-enregistrement |
| Cette fonctionnalité permet d'effectuer un pré-enregistrement comptable d'une facture fournisseur en attendant d'avoir la facture définitive. La facture dite "temporaire" doit être saisie sur une classe d'achats de facturation directe. Une fois saisie, elle est envoyée en comptabilité en tant qu'engagement et non pas en tant qu'écriture de facture. Une fois la facture fournisseur définitive reçue, la commande directe doit être détachée de l'en-tête de facture "temporaire". Lors du détachement de la dernière ligne, l'en-tête de commande n'est pas supprimée, son étape est mise à jour afin de se retrouver à une étape avant la facturation (GFAA). La commande définitive peut alors être rattachée à l'en-tête de facture et le traitement d'annulation du pré-enregistrement (TAPFA), défini dans le circuit de la commande définitive, peut être effectué afin d'annuler en comptabilité l'écriture d'engagement de la commande directe et mettre celle-ci à une étape "poubelle". Il se peut que, dans certains cas, le pré-enregistrement n'aboutisse pas et qu'il n'y ait donc pas de commande définitive. Dans ce cas, la commande "temporaire" doit être détachée de la facture et le pré-enregistrement doit être annulé avec le traitement d'abandon du pré-enregistrement (TABPFA). En savoir plus : Annulation du pré-enregistrement de la facture (TAPFA) ; Abandon du pré-enregistrement de la facture (TABPFA). |
| Remise |
| Une remise consiste à bénéficier de conditions plus favorables que le tarif. Il existe plusieurs manières d'appliquer des remises : - précision d'un pourcentage ou d'un montant de remise à la ligne de commande : --> obtention d'un prix net à partir du prix tarif ; - précision d'un pourcentage ou d'un montant de remise en pied de facture à l'aide des conditions de facturation. En savoir plus : Lignes de commandes d'achats (GLCA) ; Conditions de facturation des achats (GCFGA) ; Conditions de facturation des commandes (GCAF). |
| Réception |
| Une réception est saisie lorsque la marchandise, qui a été commandée, est livrée par le transporteur à la société qui a passé commande. Une fois la réception faite, la marchandise est entreposée dans le dépôt mentionné sur la commande. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Contrôle des réceptions (GREC). |
| Réception détaillée |
| La réception détaillée est la deuxième phase de la réception. Elle consiste à saisir les quantités réceptionnées sur les lignes des commandes rattachées lors de l'arrivage. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Contrôle des réceptions (GRECR). |
| Référence article fournisseur |
| La référence article/fournisseur est une redéfinition de l'article pour le fournisseur sur une période donnée. Elle permet de préciser certaines informations concernant l'article (libellé, prix, etc.) pour le fournisseur. En savoir plus : Articles référencés par fournisseur (GRAF). |
| Rôle de hiérarchie |
| Ce code permet d'identifier les différentes hiérarchies articles et/ou fournisseurs. Un rôle est obligatoire : "TA" pour hiérarchie tarif. D'autres rôles peuvent être exploités dans les statistiques et dans les marchés. A créer par établissement : oui. En savoir plus : Rôle compositions familles achats (GRFA). |
| Signature multicritère |
| Processus de validation : signature multicritère de demandes d'achats, de commandes, de réceptions, de factures et de marchés. Fonctionnalité à part entière, composée de transactions de paramétrages, de traitements et de transactions de signatures. La différence essentielle avec l'autre processus de validation existant, réside dans le fait que la liste des signataires prévus sur la demande d'achats, la commande, la réception, la facture, ou le marché est déterminée par un traitement par étape (TASMxA) qui remplit une table de détail de signature (GDSMxA). L'écran de signature (GSMxA) peut ainsi se baser sur ces données et propose des actions comme le transfert de signature ou la demande d'avis. L'autre différence notable par rapport à l'existant est la capacité à gérer jusqu'à 15 critères sur un élément à signer permettant de déterminer les signataires. Un ensemble de requêtes WIM est également à disposition afin d'informer les signataires, les créateurs ou les gestionnaires. Une application mobile propose les mêmes fonctionnalités. En savoir plus : Règles des signatures multicritères (GRSMA). Actions des signatures multicritères (GASMA). Critères de signatures (GCSMA). Matrice des signatures multicritères (GMSMA). Affectation des signataires multicritères des DA (TASMDA, TASMCA, TASMRA, TASMFA, TASMMA). Signatures multicritères des demandes d'achats (GSMDA, GKSMDA, GSMCA, GKSMCA, GSMRA, GKSMRA, GSMFA, GKSMFA, GSMMA, GKSMMA). Détail des signatures multicritères des DA (GDSMDA, GDSMCA, GDSMRA, GDSMFA, GDSMMA). Délégations des signatures multicritères (GGSMA). Purge des signatures multicritères (TPSMA). Consultation des signatures multicritères (CDSMA, CDSMMA). |
| Statistiques |
| Les statistiques permettent de créer un historique des demandes, commandes, réceptions et factures d'achats en les regroupant par période (mois, trimestre, année, ...). Les commandes peuvent ainsi être éventuellement supprimées de la base de données. D'autre part, les statistiques sont utilisées pour comparer les prévisions d'achats (objectifs) et les achats réalisés. Les objectifs et le réalisé sont gérés sur des types de statistiques différents. En savoir plus : Paramétrage des statistiques (GPSTA). Transfert des commandes d'achats en statistiques (TSTTCA, TSTTDA, TSTTRA, TSTTFA). Objectifs des statistiques achats (GSTTA). |
| TVA |
| La TVA est gérée en deux parties : 1 - Une partie dans l'article (article acheté (GATA) ou référence article/fournisseur (GRAF)) où l'on associe une TVA pour donner un taux de TVA à cet article. De cette TVA, on garde le code (paramètre CODOETVA) et la part qui est toujours égale à H. 2 - L'autre partie est dans le fournisseur (GFOU) ou dans la classe d'achats (GNCA) où l'on va définir : * le MODE de calcul (paramètre MODOETVA) de la TVA (Prorata, Non Traité, Déclaré normal, Intracommunautaire, etc.) ; * le REGIME (paramètre REGOETVA) de déclaration de TVA (Livraison, Encaissement, Débit). La position fiscale vient toujours du fournisseur : * le TYPE (paramètre TYPOETVA) de TVA qui peut modifier le taux (TVA CE, corse, caraïbe, suisse, etc.). La combinaison ainsi créée : CODE, TYPE, MODE, REGIME doit exister dans GTVA, sinon une équivalence peut être faite sur le même Type, Mode et Régime de TVA. |
| Tarif achat |
| Un tarif représente un calcul de remise (remise, quantité gratuite...) pour une famille de fournisseurs, pour une famille d'articles afin de calculer le prix commandé d'un article. Chaque tarif est daté, il peut être en devise ou bien uniquement en devise de référence de l'établissement (suivant l'occurrence TARDEV du paramètre AUTSACDA). A créer par établissement : oui. En savoir plus : Remise famille articles - fournisseurs (GTFA). |
| Type de crédit par personne |
| Permet de regrouper les différentes autorisations de montants par utilisateur (montant autorisé pour émettre une demande d'achats, pour émettre une commande, pour donner le bon à payer, ...). En savoir plus : Types de crédits par personne (GPMC) ; Crédit par personne (GMPP). |
| Ventilation comptable |
| Les ventilations comptables servent de lien entre les commandes ou les factures d'achats et les écritures comptables. Elles sont composées d'un en-tête et de lignes : - l'en-tête regroupe les informations liées à la commande, ce qui correspond à l'écriture comptable ; - les lignes de ventilations concernent les informations sur les échéances des commandes, les lignes de commandes (comptes, CGR, montants, ...), les conditions de TVA, les conditions de facturation ..., ce qui correspond aux mouvements comptables. En savoir plus : Consultation des ventilations comptables achats (CVCC) ; Pré-engagement (TVCCD) ; Engagement (TVCCE) ; Factures non parvenues (TVCCP) ; Comptabilisation des factures (TVCC). |