Modules Achats

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Achats

Modules Achats

Pour consulter les transactions composant un Module, ouvrez la transaction CMOD.

Gestion des achats

Module de base permettant de définir les structures et de gérer l'ensemble des processus administratifs d'achats ou d'approvisionnements.
Il permet de définir différentes étapes qu'une commande doit franchir suivant le circuit d'information approprié.
     - Etape de saisie ;
     - Edition ;
     - Signatures ;
     - Réception en quantité ;
     - Contrôle facture.

Code : SAC

Structures et achats financiers (Engagement,Dégagement,etc.)

Ce module permet la définition des processus de demandes d'achats.
Ces derniers peuvent intégrer des étapes de signatures, d'édition et de transformation en commandes.
Cette transformation peut être manuelle et/ou automatique pour chaque ligne de demandes d'achats.
Une demande d'achats permet d'exprimer un besoin par l'utilisateur et/ou peut être complétée comme une commande.

L'engagement permet depuis les achats, la génération d'écritures vers le module finances.
Ces écritures peuvent être multiples et avoir plusieurs natures :
- Ecritures de pré-engagement : générées depuis les D.A. "typées extra-comptables" ;
- Ecritures d'engagement : générées depuis les commandes "typées extra-comptables" ;
- Ecritures de provisions (FNP) : générées suite aux réceptions (pour chaque réception ou en fin de période) "typées comptables" ;
- Ecritures de factures : générées après le rapprochement commandes/facture "typées comptables".

Code : SATVCC

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : approvisionnement, comptable, contrôleur de gestion, acheteur.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Navigation, finances.

Contrainte entre modules

Nécessite les modules "Gestion des achats" et "Gestion comptable et financière".

Achats logistique et/ou immobilisés

Les achats logistiques permettent de définir tous les liens articles (produits/prestations) / fournisseurs :
     - Fiches de prix, par dates de validité, référence fournisseur, référence fabricant ;
     - Fiches tarifaires, par familles de fournisseurs, familles de produits ;
     - Remises quantitatives, remises en chiffre d'affaires.

Ce module dispose aussi des fonctionnalités permettant de gérer les flux avec l'application Stocks.

Ce module permet également de gérer les procédures de notation. Ces notations peuvent s'effectuer manuellement ou automatiquement, et cela de manière globale pour le fournisseur ou pour les couples articles/fournisseurs.
En automatique le système tient compte de plusieurs critères :
     - Respect des prix ;
     - Respect des délais ;
     - Respect de la qualité des produits/prestations ;
     - Livraison partielle ;
     - Retours.

En complément de la gestion des immobilisations, ce module permet de générer automatiquement depuis les achats les fiches d'immobilisations.
Ces dernières peuvent être provisoires ou définitives et comporteront toutes les informations achats disponibles : n° de commande, articles ayant généré l'immobilisation, les quantités et prix, ainsi que les informations analytiques le cas échéant.

Ce module permet de générer des statistiques à partir des données de demandes d'achats, de commandes, de réception et de factures.
Les données envoyées en statistiques sont paramétrables et consultables de manière graphique par familles de fournisseurs, fournisseurs, par familles d'articles et par article en chiffre d'affaires et en volume.

Les contrats sont gérés par l'intermédiaire de marchés.
Ces derniers permettent de définir des contrats par fournisseurs et/ou familles de fournisseurs, par date de validité, par familles d'articles et/ou articles ; d'effectuer un suivi de l'encours et du réalisé avec blocage (ou signalement) de l'utilisation du marché ; de suivre un montant global ou détaillé par ligne définie.
Ce module permet également de générer des appels de livraison (commande d'achats) en fonction de périodicité et date d'exécution définies au marché.

Code : SACLOG

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : comptable, acheteur, approvisionnement, gestionnaire de stock.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Navigation.

Contrainte entre modules

Nécessite les modules "Gestion des achats", "Gestion des immobilisations et des amortissements" et éventuellement le Module stock.

Achats lignes budgétaires

Ce module permet de suivre les budgets d'investissements.
A partir d'une demande d'investissement définie dans les achats avec son processus, ce module crée directement des données analytiques et éventuellement un budget dans l'application Finances pour l'affaire.
Ensuite, on utilisera les demandes d'achats et les commandes d'achats, avec leurs circuits de validation respectifs, pour suivre la réalisation des investissements.

Saisie des demandes budgétaires mono/multi imputations et natures analytiques.
Processus personnalisable des demandes budgétaires :
- workflow de validation : organigramme de signature, gestion des autorisations par montant, etc.
- édition, historisation, gestion des modèles, etc.
Génération automatique des lignes budgétaires.
Création des données analytiques dans l'Application Finances selon des modèles de création personnalisable.
Rattachement aux hiérarchies analytiques.
Génération des marchés/contrats et des lignes de marchés/contrats qui pourront être en génération de commande selon échéancier ou au fil de l'eau à la demande.

Code : SACBUD

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : comptable, acheteur.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Navigation.

Contrainte entre modules

Nécessite les modules "Gestion des achats", "Structures et achats financiers (Engagement,Dégagement,etc.)", "Gestion comptable et financière" et le "Module budgétaire".

Acomptes/Appels de fonds

Ce module (couplé à l'application Finances) permet de générer en commande et/ou en réception des acomptes directement payables par la comptabilité auxiliaire.
La saisie de l'acompte s'effectue directement depuis la saisie de commandes en montant ou pourcentage, à date fixée et mode de règlement particulier le cas échéant.
L'amortissement de l'acompte s'effectue lors du contrôle facture.

Code : SGIAAI

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : comptable, acheteur.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Navigation, achats et optionnel : maîtrise de finances (uniquement si le lien achats et finances est installé).

Contrainte entre modules

Nécessite les modules "Gestion des achats", "Gestion comptable et financière" et le Module budgétaire.

Génération d'une DA/CA à partir d'événements de gestion

Le module événement achats permet de définir totalement l'écran de saisie de demandes ou de commandes.
Le paramétrage permet de définir les champs présents à l'écran de l'utilisateur, ainsi que les données ramenées en automatique selon des règles particulières.
Par exemple, certains champs obligatoires en saisie de commandes peuvent ne pas être présents dans l'événement, mais tout de même être alimentés selon certaines règles ou valeurs présentes dans d'autres transactions.

Code : SAIEVT

Définition des écrans de saisie articles

Le module évènement articles permet de définir totalement l'écran de création d'articles.
Le paramétrage permet de définir les champs présents à l'écran de l'utilisateur, ainsi que les données ramenées en automatique selon des règles particulières.
Un seul évènement articles (c'est-à-dire un seul écran) permet d'alimenter plusieurs écrans standard : GART, GAAE, GATA et GRAF pour les achats, GATS et GDIN pour les stocks, GATV pour les ventes, GARPP pour la production, GTEQ pour la maintenance.

Code : SGIEVT

Multi-signatures à la ligne

Ce module permet d'obliger la signature de toutes les lignes de demandes ou commandes d'achats (et non pas l'ensemble des D.A ou commandes) selon différents critères :
     - Montant ;
     - Compte ;
     - CGR A & CGR B ;
     - Article acheté ;
     - Dépôt.

Code : SAISGL

Contrôle budgétaire interactif

Couplé avec l'Application Finances, il permet d'effectuer le contrôle budgétaire en interactif dès la saisie de commandes ou de demandes d'achats.
Si blocage de la commande car le budget est insuffisant, des écrans de déblocage achats sont disponibles afin de forcer la commande sur le budget d'origine.

Code : SAIDBU

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : comptable, acheteur, contrôleur de gestion.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Navigation.

Contrainte entre modules

Nécessite les modules "Gestion des achats" et "Gestion comptable et financière".

Gestion des demandes,approvisionnements de service à service

Couplé avec la gestion de stocks, ce module permet suite à l'émission d'une demande d'achats, de contrôler les stocks du produit demandé.
Si l'article est présent en quantité suffisante pour satisfaire la demande, le système permet de générer directement une sortie de stock.
Si la quantité est insuffisante, le système proposera de générer une commande.

Ce module permet également de gérer les priorités des lieux de stockage afin de hiérarchiser les lieux dans lesquels doivent être dé-stockés les produits.

Code : SAIRDA

Archivage achats

Partie adaptée aux données des achats du module Archivage.

Code : ARCHSAC

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Nécessite une formation

Compétences nécessaires

Métiers : acheteur.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Achats.

Contrainte entre modules

Nécessite le module Archivage et un ou plusieurs modules des achats.

Annulation facture

Cette fonctionnalité permet d'annuler une facture comptabilisée.
- Pour des factures comptabilisées associées à des commandes, ce module génère une facture négative qui contre-passe la facture d'origine. Les commandes sont alors à nouveau disponibles soit pour ressaisir la facture soit pour être annulées (TACRA ; TRSF).
- Dans le cas des factures directes, on effectue la contre-passation de la facture d'origine. On ne génère pas de commande disponible à la ressaisie d'une facture, le libre choix est laissé à l'utilisateur de ressaisir une facturation directe ou non.

Code : SATAFA

Génération des lignes budgétaires depuis les marchés

Module donnant la possibilité de générer automatiquement vos prévisions de dépense provenant des lignes de marché permettant l'élaboration de budget prévisionnel, cela élimine les étapes de saisie.

Code : SATBUDM

Dossier de fabrication

Gestion des dossiers de fabrication (de livres, revues, presse quotidienne, etc.) :
Marchés d'achats dédiés avec définition :
     - des produits finis (livres, revues, etc.) ;
     - des composants (papier, couverture, façonnage, etc.).
Alimentation d'une feuille historique de tirage permettant de connaître :
     - les coûts prévisionnels et réels issus du dossier de fabrication ;
     - les coûts prévisionnels et réels issus de l'application Finances (budgets et coûts comptabilisés des piges et droits d'auteurs).
Mise à jour des prix en stock à partir de la feuille historique des tirages.

Code : DOSFAB

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Connecteur Hospitalis - Achats

Mise à disposition depuis l'application Achats d'un bon de commande électronique au format XML permettant d'envoyer une commande à la plateforme Hospitalis.

Code : HOSPITALIS

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Compétences nécessaires

Métiers : acheteur.
Connaissance Cegid XRP Ultimate : Achats.

Contrainte entre modules

Nécessite le module "Gestion des achats".

Connecteur SERENSIA Flux entrants

Pour répondre aux besoins en matière de dématérialisation, nous mettons à disposition un connecteur avec la société Serensia (numéro 1 français des solutions d'automatisation du traitement des factures et messages comptables pour les organisations multi-sites).

Les référentiels partagés ainsi que l'interopérabilité des deux solutions permettent d'automatiser la chaîne de traitement des factures fournisseurs issues de flux électroniques ou de la LAD, et de répondre à la demande de dématérialisation fiscale des factures.

Code : SACSERFAA

Connecteur ESKER Flux entrants

Pour répondre aux besoins en matière de dématérialisation, nous mettons à disposition un connecteur développé en partenariat avec Esker (leader mondial en dématérialisation des processus métiers) permettant de traiter les factures d'achats.

Ce connecteur permet d'automatiser la chaîne de traitements des factures fournisseurs.
Solution SaaS, la plateforme Esker communique par WebServices avec le produit Cegid XRP Ultimate.

Les fonctionnalités proposées :
- Réception de factures multi-formats ;
- Traitement des factures multi-langues, multi-devises ;
- Proposition de découpage automatique des factures ;
- Extraction et vérification des données des factures ;
- Traitement des anomalies réalisé via un écran Esker, ergonomique et intuitif, permettant d'interroger de nombreuses données Cegid XRP Ultimate ;
- Intégration des factures dans Cegid XRP Ultimate ;
- Archivage du document facture dans la GED Cegid XRP Ultimate ;
- Archivage à valeur probante dans Esker.

Code : SACESKFAA

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Nécessite une formation

Connecteur Legisway

Les applications Achats et e-Achats s'intègrent avec la solution de gestion des contrats Contrat'tech de Legisway.
Outre un partage de référentiels (établissements, fournisseurs, gestionnaires, contacts, utilisateurs) utiles au fonctionnement commun des deux solutions, le connecteur permet d'initier directement depuis l'interface utilisateur e-Achats des demandes à destination des services juridiques. Une fois les contrats finalisés dans Legisway, le produit Cegid XRP Ultimate reçoit les données nécessaires pour la création et la mise à jour de marchés d'achats.

Code : SACLW

Connecteur Provigis

Afin de fiabiliser les bases de données fournisseurs du produit Cegid XRP Ultimate, il est possible de bénéficier d'un référentiel mis à jour grâce à la plateforme Provigis. Via appel de WebServices fournis par Provigis, l'utilisateur peut afficher la page du fournisseur Provigis depuis le produit, le marquer afin de le "suivre" et en retour bénéficier de son statut Provigis pour vérifier sa fiabilité.

Provigis prend en charge la collecte et la vérification des documents réglementaires et légaux de vos fournisseurs et vous permet l'accès en temps réel via un tableau de bord unique ou directement depuis le produit Cegid XRP Ultimate.

Possibilité d'ouvrir la fiche fournisseur Provigis directement depuis la fiche fournisseur du produit, en bénéficiant d'une authentification automatique en fonction de l'abonnement souscrit par l'entreprise de l'utilisateur.
L'utilisateur a la possibilité de suivre un fournisseur sans besoin non plus d'identification à la solution Provigis. Un appel à un WebService est effectué afin de matérialiser, à la plateforme qu'il décide, un suivi de son statut.
Réception en masse des statuts des fournisseurs suivis et intégration de ces données dans le référentiel du produit. Ainsi la base de données des fournisseurs se retrouve enrichie de manière transparente pour l'utilisateur. Cela lui permet d'améliorer le suivi et la connaissance de son panel fournisseurs.

Code : SACPVGFOU

Signatures multicritères (mobilité)

Application mobile de signatures des achats (validation multiple possible, contrôle que l'élément à valider n'est pas déjà en cours de validation par un autre utilisateur).

Interface unique permettant la signature de toutes les entités gérées dans l'application Achats.
Design responsive adapté aux smartphones et aux tablettes.
Compatibilité Android & IOS.

Mêmes fonctionnalités que dans l'interface utilisateur fixe grâce à la gestion des signatures multicritères :
     - affichage des éléments à valider en fonction de l'authentification au produit par login et mot de passe ;
     - signatures de demandes, commandes, réceptions, factures, marchés ;
     - possibilité d'accepter, de refuser pour resoumettre, de refuser pour annulation, de transférer, etc. en fonction de ce que propose le paramétrage des signatures multicritères ;
     - affichage du détail de l'élément à valider (lignes, sections analytiques, historique de signatures, etc.) ;
     - accès aux documents joints.

Code : SACMOBSIG

Espace fournisseurs

Ce module permet à des utilisateurs externes et non aguerris de :
- consulter leur fiche fournisseur (identité principale, adresses, domiciliations bancaires, données commerciales, données complémentaires millésimées (CA, effectif, résultat), agréments qualité, etc.) ;
- consulter les commandes en cours pour chaque fournisseur. Ceci permet ainsi de vérifier la bonne prise en compte par ses clients de ses livraisons ;
- consulter les factures en cours : fonctionnement identique pour les factures émises ;
- consulter et répondre aux consultations ouvertes et soumises depuis l'interface utilisateur e-Achats. Prise de connaissance des appels d'offres soumis par leurs clients. Possibilité de réponse directe, sans interface avec les données e-Achats. Forum de discussion fournisseur/client.

Code : SACESPF

Demandes d'acomptes

Module permettant la génération de demandes de paiement d'acompte à partir d'une commande, avec workflow associé et contrôles de non dépassement.

Code : SACDACPT

WebService des articles achetés

Ce module met à disposition un WebService pour la création des articles achetés ("purchasedItems").

Code : WSSAATA

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WebService des demandes ou commandes d'achats

Ce module met à disposition un WebService pour la création des demandes ou des commandes d'achats ("purchasingOrders").

Code : WSSACDA

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WebServices des factures d'achats

Ce module met à disposition plusieurs WebServices relatif à la création des factures d'achats :
- Recherche des factures d'achats ("purchasingInvoices/search").
- Création des factures d'achats ("purchasingInvoices").

Code : WSSAFAA

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WebServices des fournisseurs

Ce module met à disposition plusieurs WebServices relatifs aux fournisseurs :
- Recherche des fournisseurs ("suppliers/search") ;
- Création ou mise à jour des fournisseurs ("suppliers").

Code : WSSAFOU

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WebService des marchés

Ce module met à disposition un WebService pour la création des marchés ("agreements").

Code : WSSAMAR

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WebService des références articles/fournisseurs

Ce module met à disposition un WebService pour la création des références articles/fournisseurs ("itemsReferencedPerSupplier").

Code : WSSARAF

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WebService des réceptions

Ce module met à disposition un WebService pour la création des réceptions ("purchasingOrderReceipts").

Code : WSSAREC

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