Ensuite, ces informations sont insérées dans les sas de transfert des écritures pour pouvoir générer les écritures, les mouvements et les pièces comptables ou dans une comptabilité autre que Cegid XRP Ultimate.
Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| TVCC - Actions réalisées par le traitement de comptabilisation des factures | |||
| Objectif du traitement |
| Dans un premier temps le traitement analyse, regroupe et stocke les différentes données (commandes, factures, échéances, conditions de facturation, lignes des commandes) dans deux structures : les ventilations comptables et les lignes de ventilations comptables. Ensuite, ces informations sont insérées dans les sas de transfert des écritures pour pouvoir générer les écritures, les mouvements et les pièces comptables ou dans une comptabilité autre que Cegid XRP Ultimate. |
| Paramétrage lié au traitement |
| Le traitement contrôle les valeurs des paramètres associés au traitement. Si ces paramètres sont mal définis, affichage d'un message d'erreur et le traitement s'arrête. Il est nécessaire de définir le type de ventilation qui donne les règles de création des pièces, écritures et mouvements comptables dans la transaction de paramétrage du transfert en comptabilité des achats (GTVCA). Voici une liste non exhaustive des données fournies par le type de ventilation : - le montant à traiter, "Facturé" pour les factures ; - le journal de transfert ; - le type d'écriture ou de mouvement ; - la date comptable ; - les tiers transférés ; - l'utilisation des exceptions sur compte et CGR ; - les différentes données à transférer vers la comptabilité. Lorsque le traitement est lancé pour une liste contenant des éléments provenant d'établissements différents, le type de ventilation doit sur chaque établissement traiter le même montant (champ "Montant à traiter" de GTVCA). Si ce n'est pas le cas, affichage d'un message d'erreur et arrêt du traitement. Les occurrences NEG et DATE du paramètre AUTCPT déterminent : - si les montants négatifs sont autorisés ; - la fourchette de dates sur laquelle des écritures peuvent être enregistrées. Le contrôle sur les dates autorisées est également effectué avec les dates d'ouverture et de fermeture du journal sur lequel les écritures vont être générées. |
| Sélection des éléments à transférer |
| Lorsque le traitement est lancé à partir d'une commande (classe, numéro et sous-numéro), toutes les commandes ayant le même numéro de facture que celui de la commande soumise sont sélectionnées. Lorsque le traitement est lancé à partir d'un numéro de réception, toutes les commandes ayant le même numéro de facture que celui des commandes de la réception soumise sont sélectionnées. Lorsque le traitement est lancé à partir d'un numéro de facture, toutes les commandes de la facture sont sélectionnées. Lorsque le traitement est lancé par liste, toutes les commandes ayant le même numéro de facture que celui des commandes de la liste sont sélectionnées. Dans tous les cas, les commandes doivent être facturées, c'est-à-dire qu'elles doivent être rattachées à un en-tête de facture et que les lignes doivent avoir les quantités facturées renseignées (quantité facturée ou quantité solde facture). Elles doivent être à une étape au moins inférieure à l'étape précédente obligatoire, étape définie dans les étapes par classe (GETCA). De plus, les factures ne doivent pas être déjà transférées en comptabilité. Le mode d'achat (GMDA) de toutes les lignes de commande (GLCA) doit être avec "Influence sur comptabilité". Remarque : Une facture de taxe pure (toutes les lignes ont un montant égal à zéro, toutes les conditions de facturations libres ont un montant à zéro) ne peut pas être traitée. Il s'agit par exemple de TVA lorsque l'acompte hors taxe couvre toutes les marchandises. |
| Contrôles effectués sur la facture |
| Contrôle que la référence de la facture soit saisie si la valeur testée 2 du paramètre AUTSAFAA occurrence SAINUM l'oblige. Contrôle qu'une ligne de commande de la facture au moins soit facturée. Si aucune ligne d'une commande de la facture n'est facturée, celle-ci est automatiquement détachée. Contrôles des montants HT et TTC de la facture. |
| Création des ventilations comptables |
| Le traitement crée l'en-tête de la ventilation comptable, puis ses lignes associées. Les données de la ventilation comptable alimentent le sas des écritures (GECT). Le modèle d'écriture est donné par le type de ventilation saisi dans les critères de soumission. Sur un en-tête de ventilation comptable sont stockées les différentes données comptables des commandes de la facture et de la facture elle-même. Ces données sont renseignées en fonction du paramétrage du type de ventilation. Un en-tête de ventilation comptable est créé pour chaque commande de la facture. Il va permettre de renseigner les informations de l'écriture et de la pièce comptables. Pour plus de détails, voir le document sur la création de l'en-tête d'une ventilation comptable. Lorsque l'en-tête de la ventilation comptable est créé, le traitement génère les lignes de cette ventilation. Ces lignes servent à affecter les montants crédits ou débits sur les différents comptes, CGR ou codes taxes des informations liées aux commandes de la facture. La création de ces lignes permet de référencer les informations concernant les lignes des commandes (GLCA), les échéances (GCAE), les conditions de facturation (GCAF), et également les ventilations par CGR (GVCG) des lignes des commandes ou de l'en-tête de commande. Elles vont permettre d'alimenter les informations sur les mouvements comptables. Pour plus de détails, voir le document sur la création des lignes de ventilations comptables. Il existe différents types de lignes de ventilations qui sont différenciées par leur rôle. Pour les ventilations de type crédit on distingue : - le crédit global, rôle égal "G", toutes les lignes de ventilation de type crédit sont regroupées sur un même compte ; - le crédit détaillé, rôle égal "E", il y a une ligne de ventilation de type crédit par échéance de la commande. Pour les ventilations de type débit, on distingue : - le débit global, rôle égal "G", toutes les lignes de ventilation de type débit sont regroupées sur un même compte ; - les lignes concernant les lignes de commande, rôle égal "L", il y a une ligne de ventilation de type débit par ligne de commande ou par ventilation de CGR (GVCG) ; - les lignes concernant la TVA, rôle égal "T", il y a une ligne de ventilation de type débit par code de TVA des lignes de commande ou des conditions de facturation ; - les lignes concernant les conditions de facturation, rôle égal "C", il y a une ligne de type débit par condition de facturation non obligatoire (port, remise, escompte, LASM, etc.) de la commande. Le crédit ou débit global dépend du paramétrage du type de ventilation, champs "Crédit global" et "Débit global" de GTVCA. Attention : pour un transfert en comptabilité d'une facture vous ne pouvez pas faire du crédit global. Une fois toutes les lignes de ventilations comptables générées, le traitement contrôle si elles sont correctement équilibrées. Ce contrôle consiste à vérifier, d'une part si le total des montants débits est égal au total des montants crédits, et d'autre part si le total des montants TVA des lignes de ventilation est égal au montant de la condition de facturation de TVA (type "TA"). S'il n'y a pas de lignes de ventilations créées, cas où les lignes de commandes ont un montant à 0, alors il n'y a pas d'en-tête, dans ce cas la commande n'a pas de ventilations comptables. Dans le cas où le paramétrage du traitement indique que le traitement des soldes après facture doit être effectué, celui-ci est fait avant de créer les ventilations comptables. Les en-têtes de ventilations comptables et leurs lignes sont consultables via CVCC. |
| Transfert en comptabilité |
| Lorsque les ventilations comptables ont été générées pour toutes les commandes de la facture, le traitement crée les écritures dans leur sas (GECT). Pour plus de détails, voir le document sur l'insertion des informations des ventilations comptables dans le sas des écritures. Le traitement génère une seule écriture par facture. De ce fait, les informations des différentes ventilations comptables des commandes de la facture sont regroupées. Toutes les ventilations comptables des commandes de la facture doivent avoir les mêmes : - date comptable ; - devise ; - mode de change ; - taux ; - date du cours ; - type d'écriture d'imputation ; - type de pièce d'imputation. Si le paramétrage du type de ventilation indique que les mouvements comptables sont détaillés, champ "Regroupement des mouvements" de GTVCA égal à "D", le traitement crée un mouvement pour chaque ligne de ventilations comptables créées. Si au contraire les mouvements comptables sont regroupés ("G"), les lignes de ventilations comptables ayant les mêmes compte, CGR analytique, CGR budgétaire, poste, numéro d'échéance, numéro d'échéance scindée, code de TVA et rôle et de plus correspondant à la même commande sont regroupées pour former un seul mouvement. Pour plus de détails, voir l'exemple de transfert en comptabilité d'une facture. Lors du passage des écritures du sas vers l'exploitation, il va y avoir création d'une pièce de facture pour les mouvements dont le compte est en génération de pièce. Il existe une pièce par facture. Cette pièce peut être sur plusieurs échéances en fonction des échéances de la commande (GCAE) et du regroupement des échéances donné par le type de ventilation. Les écritures créées par le transfert en comptabilité ne sont pas modifiables. Si cette pièce correspond au compte de crédit, et qu'il existe une pièce d'acompte associée à la commande, dans la gestion des associations commandes d'achats-pièces (GPIAA), ayant la nature différente de "A" (pièce ne provenant pas du Module "Acomptes/Appels de fonds"), alors le traitement crée l'association entre la pièce de facture et la pièce d'acompte dans le sas des associations de pièces (GPIT). Lorsqu'un type évènement (GTEVA) existe pour le traitement de transfert en comptabilité des factures, le traitement renseigne le sas des liens pour écritures afin d'alimenter les liens des écritures transférées. Ces liens permettent de lier les écritures et mouvements comptables et les commandes d'achats, les lignes, les conditions de facturation, etc. Ces correspondances sont visibles dans la consultation budgétaire de justification du réalisé (CKBJR). Il est possible de renseigner les différents paramètres des mouvements et des pièces comptables (Paramètres 1 à 15 du mouvement et de la pièce) en fonction du paramétrage du type de ventilation ("Paramètres collectifs" et "Paramètres HT" de GTVCA) et des paramètres des commandes (GCAPE) et des paramètres des lignes (GCAPL). En fonction du paramétrage du type de ventilation, champ "Arrêt dans les tables d'interface" (GTVCA), le traitement effectue ou non le transfert des écritures et des pièces ainsi que le transfert des associations de pièce vers les tables de l'Application Finances. La génération des écritures lors du transfert peut se faire en devise de référence quelle que soit la devise des factures si le paramètre AUTCPT occurrence ACHJRN à la valeur testée 1 égale à "A" et si le type du journal de transfert est égal à "TA". Cas particuliers de génération d'écriture : Cas où il existe des conditions de facturation de LASM sur la commande Cas où le mode du code de TVA indique que la TVA est gérée au prorata |
| Mise à jour des informations des factures traitées |
| Lorsque le traitement a correctement transféré en comptabilité toutes les informations nécessaires aux écritures, mouvements et pièces, il affecte la date de transfert et le numéro de pièce créé en comptabilité sur la facture. De la même façon, il met à jour le numéro de pièce 2 et la date sur les commandes d'achats (GCDA). Selon le paramétrage de la classe d'achats, le traitement mémorise le numéro de pièce de la facture dans l'historique de l'archivage transaction (CIATA) pour la commande. Si l'option "Mise à jour date comptable" du paramétrage du type de ventilation (GTVCA) est active, le traitement met à jour la date comptable de la facture lorsque celle-ci est différente de la date comptable de l'écriture. |
| Historique de l'étape |
| Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la commande de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GETCA) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non. |
| Annexes |
| Traitement des exceptions sur compte |
| Le traitement des exceptions sur compte se fait lorsque le paramétrage du type de ventilation (GTVCA) l'autorise. Dans ce cas, le traitement recherche s'il existe une équivalence de compte dans les exceptions de comptes par classe d'achats (GCPTA) en fonction de la classe d'achats et/ou de la position fiscale (ou type de taxe) et/ou du mode d'achat. La recherche est faite quel que soit le compte à affecter, compte des échéances (GCAE), des lignes de commande (GLCA), des conditions de facturation (GCAF). Lorsqu'une équivalence de compte est trouvée, le compte équivalent est affecté aux lignes de ventilations comptables et il est transféré en comptabilité. Une équivalence de compte peut être recherchée pour un compte de débit seulement (compte de la ligne, d'une condition de facturation), pour un compte de crédit seulement (compte des échéances), ou pour les deux, suivant le paramétrage du type de ventilation. De plus, le compte initial peut être remplacé par son équivalent si le paramétrage du type de ventilation le permet. Le remplacement du compte peut se faire pour un compte de débit seulement, de crédit seulement ou les deux suivant le paramétrage du type de ventilation. |
| Traitement des exceptions sur CGR |
| Le traitement des exceptions sur CGR se fait lorsque le paramétrage du type de ventilation (GTVCA) l'autorise. Dans ce cas, le traitement recherche s'il existe une équivalence de CGR dans les exceptions de CGR par classe d'achats (GCGRA). La recherche est faite pour tous les CGR de la commande et des lignes (CGR du mouvement collectif (GCAE), des lignes (GLCA), des ventilations par CGR (GVCG) et des conditions de facturation (GCAF)). Lors du traitement d'une exception de CGR issu du mouvement collectif (GCAE), la recherche est effectuée avec un mode d'achat non renseigné dans GCGRA. Lorsqu'une équivalence de CGR est trouvée, le CGR équivalent est affecté aux lignes de ventilations comptables et il est transféré en comptabilité. Une équivalence de CGR peut être recherchée pour un CGR au débit seulement (CGR de la ligne, d'une condition de facturation), pour un CGR au crédit seulement (CGR des échéances), ou pour les deux, suivant le paramétrage du type de ventilation. De plus, le CGR initial peut être remplacé par son équivalent si le paramétrage du type de ventilation le permet. Le remplacement du CGR peut se faire pour un CGR au débit seulement, au crédit seulement ou les deux suivant le paramétrage du type de ventilation. |
| Code de TVA d'une commande d'achat |
| Il existe 5 zones dans les commandes ou demandes d'achats où sont stockés les différents codes de taxe présents dans leurs lignes. Ces zones sont alimentées lorsque la valorisation est effectuée. Il ne peut pas y avoir plus de 5 codes taxe différents pour une commande, c'est-à-dire qu'il ne faut pas utiliser plus de 5 codes taxe différents dans les lignes de la commande. Exemple : Si une commande possède 7 lignes, la première à un code taxe "1000", la seconde "1000", la troisième "1200", la quatrième "1500", la cinquième "1200", la sixième "1000" et la septième "1400". Lors de la valorisation les codes de taxe de la commande vont être attribués de la façon suivante : le code taxe 1 prend la valeur "1000", le code taxe 2 la valeur "1200", le code taxe 3 la valeur "1400", le code taxe 4 la valeur "1500". |
| Prorata de TVA | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Lorsque le code de TVA est paramétré comme porteur d'un prorata, le transfert en comptabilité va générer la part de TVA récupérable et la part de TVA non récupérable sur la facture traitée. Pour pouvoir utiliser le prorata de TVA, il faut que la valeur testée 1 du paramètre AUTCPT occurrence PROTVA soit égale à "A". Il faut aussi que le mode du code de TVA utilisé ait une valeur testée 2 égale à "P" dans le paramètre MODOETVA. Lors du transfert en comptabilité, le traitement génère un mouvement sur le compte défini dans la chaîne 1 du paramètre MODOETVA pour l'occurrence égale au mode du code de taxe. Le montant du mouvement est calculé en fonction du taux de prorata défini dans la gestion des taux de prorata (GPTV). Si le compte n'est pas renseigné, le mouvement ayant le code de TVA (mouvement HT) est augmenté et le mouvement concernant le compte de TVA est diminué en fonction du taux de prorata. Exemple d'une facture concernant une commande avec 2 lignes : 1 - Le code de TVA des lignes est un code à 20.6% sans prorata
2 - Le code de TVA des lignes est un code à 20.6% avec un taux de prorata de 4%
Si le compte est renseigné dans la chaîne 2 du mode de TVA (ici 6252100)
Si le compte n'est pas renseigné dans la chaîne 2 du mode de TVA
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| Exemple de transfert en comptabilité avec génération en HT | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| L'écriture est générée en hors taxe, c'est-à-dire que seuls les mouvements hors taxe sont générés. Il n'y a pas de mouvement de TVA et le mouvement TTC est calculé en fonction des mouvements HT. Le code taxe du mouvement HT est alors égal au code de taxe non traitée donné par le type de ventilation, la base HT et le montant TVA à déclarer sont égaux à 0. Si cette option n'est pas active, l'écriture est générée en TTC, c'est-à-dire que les mouvements de TVA sont générés. Exemple 1 : commande avec deux lignes. Ligne 10 : compte 606000, code taxe 1200 (5.5 %), 100 Euros. Ligne 20 : compte 606100, code taxe 1100 (19.6 %), 50 Euros. Le paiement est défini en une seule échéance sur le compte 401000. Voici les schémas d'écritures générées par le traitement de transfert en comptabilité : Si l'écriture est générée en TTC :
Si l'écriture est générée en HT : Le code TVA non traitée du type de ventilation est égal à "NT".
Exemple 2 : commande avec deux lignes. Ligne 10 : compte 606000, code taxe 1200 (5.5 %), 100 Euros. Ligne 20 : compte 606100, code taxe 1100 (19.6 %), 50 Euros. Le paiement est défini en deux échéances de 40% et 60% sur le compte 401000. Voici les schémas d'écritures générées par le traitement de transfert en comptabilité : Si l'écriture est générée en TTC :
Si l'écriture est générée en HT : Le code TVA non traitée du type de ventilation est égal à "NT".
L'écriture est générée en TTC si le débit est global et pour les types de ventilation d'acompte. |