Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Finances | |||
| Clôture d'exercice | |||
| Travaux préliminaires |
| 1. Le soir précédant le jour de la clôture, faire une sauvegarde générale : à la fois des données, des programmes et éventuellement des fichiers résultats (.lis) des éditions. 2. Effectuer les traitements périodiques : TVA (TADT), réévaluation des comptes en devises (TRCD), régularisation du prorata de TVA (TGRP), écarts de change en devise out (TGED), éventuellement écart d'arrondis en devise de reporting (TGEE) etc. 3. Vérifier qu'aucune écriture concernant l'exercice à clôturer ne stationne dans la gestion des écritures d'interface (GECT). Il est possible d'éditer les écritures rejetées avec EECT. 4. S'assurer que les Applications en amont sont clôturées : - Achats (TCLOA) ; - Ventes (TCLOV) ; - Stocks (TCLO) ; - Immobilisations (TAMCLO) en s'assurant que les écritures de dotation soient bien de type comptable ; - Maintenance (TCPTBR) ; - Production (TCLOP) ; - Locations (TLCLO). 5. Valider toutes les écritures de l'exercice et de l'établissement à clôturer. S'il existe des écritures sans mouvement, elles ne se valideront pas ; dans ce cas, utiliser le traitement TESM pour les lister puis les valider ou les supprimer. 6. Soit fermer avec GCLP la période de l'exercice à clôturer pour les journaux qui ne sont ni de reprise, ni de clôture dans l'établissement courant. La date d'autorisation générale (paramètre AUTCPT occurrence DATE) doit être définie par établissement. Il faut que la date d'ouverture de ces journaux soit supérieure à la date de clôture. Soit utiliser le traitement TCPE pour clôturer les journaux sur plusieurs établissements. NB : dans TCPE bien vérifier que l'on utilise une sélection sur des journaux avec une nature de blanc à blanc (donc différente de CL et de RS pour exclure les journaux de perte, bénéfice et d'ouverture). 7. Sortir toutes les éditions importantes pour l'exercice et l'établissement à clôturer. Contrôler ces éditions afin de constater la justesse des chiffres en rapport à votre liasse fiscale. EGLC, EBLC. 8. Pour les établissements qui n'ont pas d'écritures sur l'exercice à clôturer, il suffit d'utiliser le traitement de modification des dates d'exercices (TMDE). Les autres traitements de clôture ne seront dans ce cas pas à lancer. 9. Vérifier que les comptes de charges et de produits sont bien paramétrés comme comptes de résultat dans GCPT. 10. Vérifier le nombre de mois dans GETS : lors de la clôture comptable, il sert à calculer les nouvelles dates d'exercice. |
| Effectuer le paramétrage précédant la clôture |
| Créer les comptes de résultat |
| Compte de bénéfice : 120000 Compte de perte : 129000 Ces comptes doivent être non collectifs et en génération de pièce interdite. |
| Créer les journaux de clôture |
| Journal de perte et journal de bénéfice : - Ils sont ouverts uniquement au dernier jour de l'exercice (date de début et date de fin sont égales à la date de fin de l'établissement). - Ce sont des journaux à compte d'équilibre : compte 120000 pour le journal de bénéfice et compte 129000 pour le journal de perte. - L'origine des écritures doit être d'un type faisant appel à une occurrence dont la valeur testée 1 est égale à "G". - Leur nature est "CL". - Leur genre est "A". Journal d'ouverture : - Il est ouvert uniquement au premier jour de l'exercice suivant. - L'origine des écritures doit être d'un type faisant appel à une occurrence dont la valeur testée 1 est égale à "G". - Sa nature est "RS". |
| Créer un CGR de clôture |
| Dans GCGR, créer un CGR A et un CGR B qui serviront dans le traitement des écritures de clôture (TECL). Il en est de même pour les paramètres 1, 2, 3 du mouvement, ainsi que l'unité d'oeuvre, dans le cas où certains comptes de résultat exigent la saisie de ces données. |
| Créer un code de TVA de clôture |
| Dans GTVA, créer un code TVA qui servira dans le traitement des écritures de clôture (TECL). Ce code TVA devra posséder un mode "non traitée (NT)" afin d'empêcher que les écritures créées entrent dans la déclaration de TVA. Il faut surtout que le régime de TVA de ce code ne soit pas "Encaissement" pour que le système ne demande pas l'existence d'une pièce lors de la génération des écritures de clôture. |
| Créer un tiers de clôture (facultatif) |
| Si certains de vos comptes de résultat sont collectifs, il faut créer un tiers (et le rattacher aux établissements) qui servira dans le traitement des écritures de clôture (TECL). Ce code tiers devra être mentionné dans la chaîne 1 des occurrences du paramètre COLOETIE. |
| Créer un type de pièce de clôture (facultatif) |
| Si les cumuls par type de pièce sont gérés (utilisés dans l'édition préparatoire des flux de trésorerie EPRP), il faut avoir un type de pièce dédié à la clôture qui sera affecté aux reprises de solde générées par TGRS. |
| Initialiser ou contrôler les paramètres de clôture |
| NATOCMVC |
| A l'occasion de la première clôture, il convient de vérifier l'existence de l'occurrence "CL" de ce paramètre afin de pouvoir marquer les mouvements générés par le traitement de clôture. |
| CLOEXE |
| Son occurrence sera créée automatiquement par GCLO ou TICLO. Elle correspond à un numéro séquentiel incrémenté à chaque exercice clôturé par établissement géré (1 pour la première clôture, 2 pour la 2ème, etc.). |
| CLOJRN |
| Créer trois occurrences par établissement : BENEF, PERTE et OUVER. Pour chacune d'elle, mettre en majuscule dans la chaîne 1 le nom du journal comptable correspondant : respectivement le journal de bénéfice, le journal de perte et le journal d'ouverture. |
| CLOCUC, CLOCUT, CLOCUD |
| Créer une occurrence par type de mouvement (ex. : C comptable) et éventuellement par établissement. Pour chacune d'elle : - dans la valeur 1, mettre le nombre d'exercices de conservation des cumuls correspondants ; |
| CLOCUGA, CLOCUGB |
| Créer une occurrence par type de mouvement (ex. : C comptable) et éventuellement par établissement. Pour chacune d'elle : - dans la valeur 1, mettre le nombre d'exercices de conservation des cumuls correspondants ; - dans la valeur testée 2, mettre "RS" dans le cas où vous souhaitez reprendre ces cumuls pour les comptes de bilan. |
| CLORS |
| Une occurrence existe par type de cumul présent dans l'Application Finances. CUG, CUB et CUT paramètrent respectivement les cumuls par CGR A, CGR B et par tiers. Pour ces trois occurrences, si la valeur testée 1 est : - "G" : Les reprises de soldes des cumuls correspondant ne sont pas détaillées par journal. Le journal sera renseigné suivant la valeur testée 1 du paramètre CUMGLB : - si "D", reprise sur le journal d'ouverture, - si "G", les reprises de soldes ne possèdent pas de journal. - "D" : Les reprises de soldes sont détaillées par journal d'origine si toutes les lignes de cumuls possèdent bien un journal. Sinon, le traitement de reprise de soldes se termine en erreur. - Autre : Comme la valeur "D". CUC et CUD paramètrent respectivement les cumuls par compte et les cumuls en devise. Pour ces deux occurrences, si la valeur testée 1 est : - "G" : Les reprises de soldes des cumuls correspondants ne sont pas détaillées par journal. Elles se font sur le journal d'ouverture. - "D" : Les reprises de soldes sont détaillées par journal d'origine. - Autre : Comme la valeur "D". |
| CLOCPT |
| Dans l'occurrence NBM (par établissement), mettre dans les zones valeur 1 et valeur 2 respectivement le nombre de mois minimum et maximum d'un exercice. Vérifier également la présence d'une occurrence par traitement de clôture et par établissement : OCTCCL, OCTCEV, OCTCEC, OCTCCT, OCTECL, OCTGRS. Lors de la toute première clôture annuelle d'un établissement, pour chacune de ces occurrences, vérifier que les zones date 1, date 2 et chaîne 1 sont nulles. Ces zones seront affectées par les traitements si ceux-ci se sont bien passés. |
| CLOSVG |
| Paramètre créé automatiquement par TGRS. (Ne pas toucher). |
| AUTCPT occurrence MAJTPI |
| Si vous gérez les cumuls par type de pièce (comptes paramétrés dans GCPT avec un "P" dans la zone "Cumul"), alors vous devez créer ce paramètre pour chaque établissement. Il sera mis à jour par TGRS pour interdire la modification du type de pièce d'une pièce dont la date comptable est inférieure à la nouvelle date de début d'exercice. |
| Lancer les traitements de clôture |
| Il faut se connecter en tant qu'utilisateur ayant les droits sur les paramètres pour les applications "OCT" et "ODE" (à définir dans GPRM). |
| Réactivation provisoire des tiers, comptes, CGR désactivés |
| TFCL : réactive les tiers, comptes et CGR passés à l'état "I" ou "S" avant la clôture. |
| Initialiser la clôture annuelle |
| GCLO ou TICLO : crée automatiquement l'occurrence du paramètre CLOEXE de l'exercice à clôturer. |
| Lancer les traitements de contrôle |
| TCCL : contrôle que les cumuls antérieurs à l'exercice en cours de clôture sont inactifs. TCEV : contrôle que toutes les écritures de la période sont validées. TCEC : contrôle l'équilibre des cumuls par compte (somme des débits = somme des crédits). TCCT : contrôle la cohérence collectifs-tiers (somme des cumuls par tiers = somme des cumuls par compte). |
| Générer et valider les écritures de clôture |
| TECL : génère les écritures de clôture (solde des comptes de résultat). Lancer d'abord le traitement en simulation pour voir si le résultat généré est identique à celui de la balance éditée préalablement. TVAL : valide les écritures de clôture générée. EJRN : édite le journal des écritures créées par le traitement de clôture. |
| Générer les cumuls de reprise de solde pour les comptes de bilan |
| TGRS : génère les cumuls de reprise de solde et inactive les cumuls de l'exercice clôturé. |
| Vérifier dans GETS |
| que les dates d'exercice ont bien été positionnées sur l'exercice suivant. |
| Désactivation des tiers, comptes, CGR réactivés provisoirement |
| TPCL : remet les tiers, comptes et CGR à leur état initial avant les traitements de clôture. |
| Editer les balances d'ouverture |
| EBLC, EBLT et EBLA en sélectionnant le journal d'ouverture et en renseignant la période avec la date du premier jour de l'exercice suivant la clôture annuelle, on obtient les balances d'ouverture. |