Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
|||
| Achats | |||
| TEDA - Actions réalisées par le traitement de confirmation des demandes d'achats | |||
| Contrôle de l'étape des demandes d'achats |
| Pour que le traitement puisse se réaliser, l'étape de la demande d'achats doit être cohérente : - l'étape précédente définie dans les étapes par classe (GETCA) doit avoir été effectuée ; - le traitement ne doit pas déjà avoir été effectué ; - l'état du stock sur la demande d'achats doit être correct par rapport au paramétrage de l'étape de confirmation des demandes d'achats dans GETCA. Si ces points sont vérifiés, la demande d'achats peut être traitée. |
| Traitement des lignes définies en sortie de stock facultative |
| Pour les lignes de demandes de services pour lesquelles le mode d'achat est défini en sortie de stock facultative, la quantité demandée est prise dans le stock, ou fait l'objet d'une ligne de commande, ou est prise dans le stock pour une partie et transformée en commande pour l'autre, suivant les disponibilités en stock : - si la quantité en stock est supérieure ou égale à la quantité demandée de la ligne, la quantité demandée peut être prise dans le stock. Le mode d'achat de la ligne est modifié et est remplacé par un mode d'achat défini en sortie de stock obligatoire. Ce mode d'achat est donné par la gestion des équivalences de modes d'achat (GMSS) ; - si la quantité en stock est inférieure ou égale à 0, la quantité demandée ne peut être prise dans le stock et la ligne doit donc être transformée en commande. Le mode d'achat de la ligne est modifié et est remplacé par un mode d'achat défini en sortie de stock interdite. Ce mode d'achat est donné par la gestion des équivalences de modes d'achat (GMSS) ; - si la quantité en stock est supérieure à 0 mais inférieure à la quantité demandée, la quantité demandée est prise dans le stock pour la quantité disponible et le reste fait l'objet d'une ligne de commande. Le mode d'achat de la ligne est modifié pour être remplacé par un mode d'achat en sortie de stock obligatoire et la quantité demandée de la ligne est mise à jour avec la quantité disponible en stock. Une nouvelle ligne de demande d'achats identique à la ligne initiale est créée avec un mode d'achat défini en sortie de stock interdite, une quantité demandée égale à la différence entre la quantité demandée initiale et la quantité disponible en stock et un genre égal à "SK". Les textes (GTXT), les ventilations par CGR (GVCG) à la ligne, les paramètres (GCAPL) à la ligne et les rubriques (GRUCA) à la ligne de la ligne initiale sont recopiés sur la nouvelle ligne. Suivant l'occurrence LCDSSF du paramètre AUTSASCA, un lien peut être créé entre la ligne initiale et la nouvelle ligne. Le type de lien est donné par cette même occurrence. Les modes d'achat en sortie de stock obligatoire et en sortie de stock interdite sont donnés par la gestion des équivalences de modes d'achat (GMSS). La quantité disponible en stock est calculée en prenant en compte la quantité des stocks par article et lot, la quantité des réservations à date et la quantité des réservations de demandes d'achats : - la quantité des stocks par article et lot (CSTL) est égale à la différence entre la quantité en stock et la quantité réservée tous lots confondus ; - la quantité des réservations de demandes d'achats (CRDA) est égale à la quantité réservée si elle est renseignée, sinon à la quantité prévue ; - la quantité des réservations à date (CSTK) est égale à la somme de la quantité réservée et de la quantité prévue ou à la quantité réservée suivant l'occurrence PREVU du paramètre AUTSASCA : - la quantité prévue est égale à la quantité en cours de commande d'achat moins la quantité en cours de commande de vente moins la quantité théorique d'utilisation plus la quantité théorique de fabrication, - la quantité réservée est égale à la quantité en cours de réception moins la quantité réservée pour livraison moins la quantité utilisée moins la quantité prévue en sortie plus la quantité fabriquée plus la quantité prévue en entrée. La recherche des réservations à date et des réservations de demandes d'achats se fait avec la date prévue de la ligne de demande de services si elle est renseignée, sinon avec la date au plus tôt de l'en-tête. |
| Eclatement en sous-demandes d'achats |
| Il est possible d'éclater chaque sous-demande d'achats traitée en x sous-demandes. Les sous-demandes sont éclatées en fonction des critères de soumission saisis : - sortie de stock ; - gestionnaire de l'article acheté ; - dépôt de réception ; - unité fonctionnelle interne ; - signe des quantités. Si aucun critère d'éclatement n'est précisé, les sous-demandes d'achats traitées ne sont pas éclatées. L'éclatement consiste à regrouper sur une même sous-demande toutes les lignes qui correspondent aux mêmes critères. Par exemple, pour un éclatement par dépôt : - Si la sous-demande ne comporte que des lignes sans dépôt, aucun éclatement n'est effectué et aucune sous-demande n'est générée. - Si la sous-demande comporte des lignes sans dépôt et des lignes avec des dépôts différents, une sous-demande est créée par dépôt identique dans les lignes. Pour chacune des sous-demandes générées, le dépôt de la ligne est remonté dans celui de l'en-tête et le dépôt de la ligne est effacé. Les lignes de la sous-demande initiale pour lesquelles le dépôt n'est pas renseigné restent sur la sous-demande initiale. Exemple : Sous-demande d'achats DA 10 1 avec le dépôt DEP1. Trois lignes sur cette sous-demande : - ligne 10 avec le dépôt DEP2 ; - ligne 20 sans dépôt ; - ligne 30 avec le dépôt DEP3. Après exécution du traitement paramétré pour éclater par dépôt, on obtient les sous-demandes d'achats suivantes : - DA 10 1 avec le dépôt DEP1 et la ligne 20 sans dépôt ; - DA 10 2 avec le dépôt DEP2 et la ligne 10 sans dépôt ; - DA 10 3 avec le dépôt DEP3 et la ligne 30 sans dépôt. Le fonctionnement est identique pour les autres critères d'éclatement. Les critères d'éclatement peuvent être combinés c'est-à-dire qu'il est possible d'éclater en fonction de plusieurs critères à la fois. Exemple : Eclatement par dépôt de réception et gestionnaire de l'article acheté. Sous-demande d'achat DA 100 1 dont le dépôt est DEP1. Six lignes sur cette sous-demande : - ligne 10, article ART 1, dépôt DEP2 ; - ligne 20, article ART1, dépôt non renseigné ; - ligne 30, article ART1, dépôt DEP2 ; - ligne 40, article ART2, dépôt non renseigné ; - ligne 50, article ART2, dépôt DEP2 ; - ligne 60, article ART3, dépôt DEP2. L'article ART1 a pour gestionnaire GES1. L'article ART2 a pour gestionnaire GES2. L'article ART3 a pour gestionnaire GES1. Après traitement, la ligne 40 reste attachée à la sous-demande DA 100 1 et on obtient les sous-demandes suivantes : - DA 100 2, dépôt DEP2, ligne 50 ; - DA 100 3, dépôt DEP1, ligne 20 ; - DA 100 4, dépôt DEP2, lignes 10, 30 et 60. Les sous-demandes sont créées à l'identique de la sous-demande initiale : même classe, même numéro. Le sous-numéro est incrémenté de 1 en 1. Les sous-demandes sont générées à l'étape du traitement. Les informations annexes associées à l'en-tête de la sous-demande initiale sont dupliquées sur les sous-demandes générées : gestionnaires (GCAG), échéances (GCAE), conditions de facturation obligatoires (GCAF), textes avec ligne à 0 (GTXT), paramètres avec ligne à 0 (GCAPE), ventilations par CGR avec ligne à 0 (GVCG) et rubriques avec ligne à 0 (GRUCA). Toutes ou certaines conditions de facturation non obligatoires, présentes sur la sous-demande initiale, peuvent être dupliquées sur les sous-demandes générées. Ceci dépend de la valeur testée 1 et de la chaîne 1 de l'occurrence xDUPCAF du paramètre AUTSACDA où x représente la valeur du paramètre PRM associé au traitement. De plus, lors de la copie, les conditions de facturation définies en montant (mode de calcul égal à "+") peuvent être proratisées ou non. Ceci est défini par la valeur testée 2 et la chaîne 2 de cette même occurrence. Les informations annexes associées aux lignes de la sous-demande initiale passent sur les lignes des sous-demandes générées (le numéro interne de demande d'achats est mis à jour) : textes sur ligne (GTXT), paramètres sur ligne (GCAPL), ventilations par CGR sur ligne (GVCG) et rubriques sur ligne (GRUCA). Suivant l'occurrence LCDEDA du paramètre AUTSASCA, il est possible de générer un lien entre la sous-demande initiale et les sous-demandes générées. Le type de lien est donné par cette même occurrence. L'utilisateur de création et la date de création des sous-demandes générées sont affectés en fonction de l'occurrence USRTRF du paramètre AUTACHAT. Pour les clients utilisant les demandes d'achats et les demandes de services, il est nécessaire que l'éclatement se fasse en fonction de l'influence sur les sorties de stock, ceci afin d'éclater sur deux demandes différentes les lignes en sortie de stock interdite et les lignes en sortie de stock obligatoire. La demande d'achats avec les lignes en sortie de stock interdite sera ensuite transformée en commande par les traitements de génération de commandes à partir de demandes d'achats (GTDAC ou TDAI) ou par le traitement de génération automatique de commandes à partir de demandes d'achats (TGDAI). La demande de services avec les lignes en sortie de stock obligatoire déclenchera une sortie de stock lors de la livraison des demandes de services (GRDA). |
| Valorisation des demandes d'achats |
| La valorisation d'une demande d'achats consiste à calculer le montant de la demande, des conditions de facturation et des échéances de paiement. Les sous-demandes d'achats traitées ainsi que les sous-demandes générées par l'éclatement sont valorisées. L'étape maximale de valorisation donnée par la classe d'achats (GNCA) n'est pas prise en compte lors de cette valorisation. |
| Création des gestionnaires |
| Il est possible de générer automatiquement des gestionnaires (GCAG) en fonction des entités de proposition définies dans les autorisations des gestionnaires par classes d'achats (GAGC) : - SGATA : le gestionnaire est créé à partir du gestionnaire de l'article acheté (GATA) de la ligne de demande d'achats ; - OECGR : le gestionnaire est créé à partir du gestionnaire du CGR A (GCGR) de la ligne de demande d'achats si renseigné, sinon à partir du gestionnaire du CGR A de l'en-tête de demande d'achats ; - OEUFI : le gestionnaire est créé à partir du gestionnaire de l'unité fonctionnelle interne (GUFI) de la ligne de demande d'achats ; - SANCA : le gestionnaire est créé à partir du gestionnaire de la classe d'achats (GNCA) ; - DEPCO : le gestionnaire est créé à partir du gestionnaire commercial du dépôt (GDEP) ; - DEPTE : le gestionnaire est créé à partir du gestionnaire technique du dépôt (GDEP). La création se fait pour la sous-demande d'achats initiale et pour les sous-demandes d'achats générées. |
| Contrôle des montants |
| Il est possible de limiter le montant d'une demande d'achats pour une personne. Pour cela, un montant autorisé est attribué à la personne dans les crédits par personne (GMPP). Lors de la confirmation, le montant de la condition de facturation définie dans les types de crédits (GPMC) est comparé à ce montant. S'il y a dépassement et si le type de crédit indique que le contrôle est bloquant, l'étape de la demande d'achats n'est pas mise à jour et celle-ci est bloquée. Si le contrôle n'est pas bloquant, le dépassement est seulement signalé et la demande d'achats n'est pas bloquée. S'il n'existe pas de type de crédit pour le traitement de confirmation des demandes d'achats dans GPMC, aucun contrôle de montant n'est effectué. Le contrôle du montant peut être effectué pour l'utilisateur de connexion (utilisateur qui lance le traitement) ou pour un des gestionnaires de la demande d'achats. Dans le cas d'un gestionnaire, son rôle et sa fonction sont définis dans les types de crédits (GPMC). Le contrôle des montants est effectué après l'éclatement des sous-demandes d'achats : il est réalisé pour la sous-demande initiale et pour les sous-demandes générées. |
| Ajout des sous-demandes d'achats dans une liste |
| Si une liste a été précisée dans les critères de soumission spécifiques au traitement, les sous-demandes d'achats générées ainsi que les sous-demandes initiales sont créées en tant qu'élément de cette liste. Si la case "Suppression des éléments déjà existants dans la liste" est cochée, les éléments déjà présents dans cette liste sont supprimés. |
| Mise à jour des demandes d'achats |
| Si le traitement se déroule sans anomalie, la date de confirmation, saisie dans les critères de soumission, est mémorisée sur l'en-tête des demandes d'achats. De plus, l'étape des demandes d'achats est mise à jour. Elle est égale à l'étape du traitement. La mise à jour est réalisée si l'étape de la demande d'achats est strictement inférieure à l'étape du traitement. Le traitement ne peut être effectué qu'une seule fois. Mise à jour, sur la demande d'achats, de la date de la dernière étape réalisée, elle est égale à la date à laquelle est exécuté le traitement. |
| Historique de l'étape |
| Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité au niveau de la demande d'achats de conserver une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique (CHECA) en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GETCA) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non. |
| Envoi des traitements |
| Suivant la valeur du paramètre ETP associé au traitement, il est possible, lorsque l'éclatement en sous-demandes est réalisé, d'exécuter pour les sous-demandes générées, les traitements correspondant aux étapes par classe (GETCA) définis pour la classe d'achats (GNCA). |