Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
	XRM
TRINIXRM - Actions réalisées par le traitement d'initialisation XRM

Boîte mail de gestion des invitations

A utiliser pour configurer la boîte mail de gestion des mails d'invitations (GRINV), lors de la création d'un évènement (GREVT).    Le traitement met à jour le texte de l'occurrence MAILICS du paramètre AUTQRM.    Ce texte contient le nom de la boîte mail utilisée dans la configuration des boîtes mail (GTMBX). Si la boîte mail n'est pas définie, le traitement vous l'indiquera. Attention : le traitement contrôle uniquement l'existence de la boîte mail. Aucun contrôle de cohérence de la définition de la règle ou du paramétrage du traitement des mails iCalendar (TRICS) n'est effectué. Pour faire ce paramétrage, il faut suivre les instructions ci-dessous.

Configuration du traitement des mails iCalendar (TRICS)

Il faut préciser une règle (GTRMB) avec comme condition sur le fichier joint : ".*.ics ". Sur cette règle, il faut indiquer le mnémonique du traitement (TRICS) qui sera déclenché suite à l'analyse de la boîte. Le traitement des mails iCalendar va analyser le mail. Les modifications d'acceptation seront alors effectuées sur les invités de l'évènement (GRINV). Le mail sera transféré à l'organisateur de l'évènement si celui-ci n'est pas déjà défini dans les destinataires du mail de réponse à l'invitation.    Ordre de paramétrage :    - Ouvrir TRICS avec l'utilisateur qui sera utilisé pour exécuter le traitement.    - Enregistrer un paramétrage pour l'utilisateur précisé à la soumission.    - Il faut aussi enregistrer le paramétrage du traitement à l'exécution :    - Créer la règle de gestion des boîtes mail (GTRMB).    Remarques :    - Pour optimiser les performances, les variables globales : "RMBRELOAD" et "MBXRELOAD" doivent être égales à "N".    - Pour que cela fonctionne, il faut que le répertoire de stockage soit accessible par le serveur de traitements.    - Le serveur Web doit autoriser le relaying (pour autoriser l'envoi de mail vers les domaines extérieurs).    - Relancer le serveur de traitements.

Rappel sur le fonctionnement de l'envoi d'E-mail d'invitation

- Lors de la création d'un événement un identifiant unique (UID) est entreposé dans la table d'historique des actions sur tâches de planning. Cet identifiant sera utilisé dans les générations de fichiers ICS pour identifier chaque événement.    - Lors de l'envoi d'un mail, un enregistrement est créé dans la table de gestion des fichiers de type calendrier (QNICS). Cet enregistrement servira de source d'informations pour la création du fichier ICS. Les informations essentielles à la création de l'ICS constituant l'enregistrement proviennent des événements (GREVT), des périodicités (GNPER), des invités d'événement (GRINV) ainsi que des historiques des actions sur tâches de planning (QNHAT).    - Une fois ces informations capitalisées, le traitement d'envoi des mails d'invitation (TREIC) va générer un fichier ICS ainsi qu'un compte rendu de type E-mail (GRCRAM), puis le traitement d'envoi de message électronique (TMEL) se chargera de faire l'association de l'ICS au mail et d'envoyer le tout en fonction du paramétrage des messages électroniques (GTUPME). Si le mail est envoyé correctement, il sera associé au compte rendu créé précédemment (GTIDOC).    - Cas particulier : lors de la génération d'un événement périodique, plusieurs historiques des actions sur tâches seront créés. Un historique sera créé par événement en faisant référence à l'événement d'origine. Si on crée une exception sur cette périodicité, un historique supplémentaire sera créé avec les informations d'origines de l'événement en exception. Ces informations sont nécessaires à la création d'un ICS périodique.

Classe de tâche de planning "XRM"

Permet d'initialiser la classe de tâche de planning pour la XRM sur les établissements demandés dans la soumission. Les établissements doivent être séparés par des ";" (exemple : "ETS1;ETS2").    Cette initialisation est impérative. Sinon, il sera impossible de créer des évènements (GREVT) sans établissement en étant connecté sur un établissement où la classe XRM n'est pas définie.    Remarque : la classe générée ne possède qu'une seule étape.

Caractéristiques

Champs personnalisés

Cette fonctionnalité génère automatiquement les "champs personnalisés" ainsi que leurs champs "intitulés" sous forme d'un fichier d'import de données à intégrer dans les champs (GFLD) ou les champs supplémentaires (GFLS) selon que les champs sont ajoutés à la transaction mise à disposition ou à une duplication de celle-ci. Attention : lors de l'import, préciser que le fichier source est constitué avec les "Noms des colonnes".    Pour obtenir le fichier à importer, il faut demander, dans le paramétrage du traitement, la sortie "Etat" et "Fichier" (Les deux).    La génération sera faite pour toutes les caractéristiques d'une famille ou pour une seule caractéristique, si celle-ci est précisée.    Il est possible d'utiliser ces listes de valeurs pour les affecter aux champs personnalisés :    - QINFERENCEMAJLDV723800 : liste de valeurs à utiliser si les valeurs sont des occurrences de paramètres. Le champ "ENTQRCAC" devra être en entrée de la liste de valeurs ;    - QINFERENCEMAJLDV723600 : liste de valeurs à utiliser si les valeurs sont des valeurs de caractéristiques de contact (GRVCC). Les champs "ENTQRCAC" et "WCVA" devront être en entrée de la liste de valeurs. Cette liste de valeurs prend en compte les dépendances entre caractéristiques (GRDCA).    Si vous utilisez une liste de choix pour représenter une caractéristique de type "Texte", vous pouvez utiliser l'identifiant de la requête SQL "S_VTEQRVCC" qui permettra de proposer les valeurs possibles en prenant en compte les dépendances entre caractéristiques le cas échéant. Pour l'utiliser, il faut mettre dans les paramètres de substitution : - en premier : la valeur de la famille de la caractéristique ; - en second : la valeur de la caractéristique ; - en troisième : le champ ":ENTQRCAC" ; - en quatrième : le champ ":WCVA".

Génération des caractéristiques systématiques

Cette fonction est disponible uniquement pour les caractéristiques associées aux :    - Compte-rendus ;    - Tickets ;    - Opportunités ;    - Articles d'opportunités.    Après la création de caractéristiques systématiques, dont la "Proposition de familles" (GRFACx) indique sur quel type de données doivent être générées les caractéristiques, cette fonction permet d'initialiser les caractéristiques pour les données existantes.    Remarque : pour les contacts, il faut utiliser le traitement d'initialisation des caractéristiques des contacts (TRICA) et pour les relations de contacts, c'est le traitement d'initialisation des caractéristiques de relation (TRICR).

Entités

Cette fonctionnalité simplifie le paramétrage d'une entité de tâche (GNENT), afin d'être utilisable dans les comptes rendus d'activité (GRCRA), les évènements (GREVT), les tâches (GNTRE), les tickets (GRTIC) et les opportunités (GROPX).    Il faut au préalable créer l'entité de document (GTDEN), afin de déterminer les paramètres de synchronisation à utiliser.    Le traitement créera l'entité de tâches (GNENT). Pour cette entité, il est possible de définir un mnémonique par défaut. Ce mnémonique permet de consulter la donnée correspondant à cette entité. Remarque : Il est aussi possible et préconisé de préciser pour l'entité, la table et les colonnes constituant l'identification de la donnée. Cela permettra dans l'avenir de pouvoir traiter ces activités, si la donnée d'origine n'est plus d'actualité.    Une fois l'entité de tâches créée, elle existera en tant que paramètre supporté par l'objet (GTIOBP) pour l'objet renseigné.    Une fois ce paramètre créé pour l'objet soumis, il sera automatiquement associé en tant que paramètre au mnémonique (GTIMNP) sur le(s) mnémonique(s) renseigné(s) à la soumission ou pour tous les mnémoniques liés à la transaction. Dans le cas où plusieurs mnémoniques doivent être impactés, il faut les séparer par le caractère ";".    Suite à cela, il est possible de générer automatiquement les associations de mnémoniques (GAMN) entre le ou les mnémoniques supportant cette entité et le mnémonique permettant d'accéder à l'activité souhaitée. Il vous suffit de renseigner le champ "Mnémonique appelé". Exemple : Si on gère l'entité "Pièce comptable", nous pourrons créer l'association entre GPIE et GRTIC, par exemple, si on souhaite gérer les tickets depuis une pièce comptable.    Il est possible aussi de générer automatiquement les champs pour les entités selon la norme mise en place, ainsi que leurs champs "intitulés" sous forme d'un fichier d'import de données à intégrer dans les champs (GFLD) ou dans les champs supplémentaires (GFLS). Ces champs seront créés uniquement si "Création de champs" est coché. Remarque : Il vous faudra compléter la partie "Propriétés spécifiques" des champs de type "légendes". Aucune proposition ne sera faite sur cette partie.

Paramétrage des opportunités

Cette fonctionnalité crée ou met à jour automatiquement le paramétrage du type de lien entre les commandes de ventes ou les devis (GCDV) et les opportunités (GROPX).    Le type de lien est contenu dans la chaîne 1 de l'occurrence TYPSVLCD du paramètre AUTQRM. Si cette occurrence est inexistante, le traitement la créera, sinon il la mettra à jour avec les informations suivantes : - la chaîne 1 correspondra au type de lien soumis ; - la valeur testée 1 sera positionnée à "O", indiquant la génération automatique d'un lien entre les commandes de ventes et les opportunités à l'origine de leur création.    Pour que la création ou la mise à jour du paramétrage puisse se faire, le type de lien soumis doit exister en tant qu'occurrence du paramètre TYPSVLCD pour l'établissement de connexion.

Autres paramétrages à connaître

En-tête des opportunités

Il est possible de modifier les informations affichées en en-tête de l'opportunité (GKROPX) en paramétrant la gestion des opportunités (GROPX). Pour cela, deux champs sont mis à votre disposition dans la forme détail "Résumé".    Principe de fonctionnement de ces champs :    Affichage de la valeur d'un champ : #NOM_DU_CHAMP# Exemple pour afficher le code de l'opportunité : #NUMQROPX#    Affichage de la désignation du champ : #?NOM_DU_CHAMP# Exemple : #?NUMQROPX#    Exemple complet : #?NUMQROPX# : #NUMQROPX#    Affichage de :     Opportunité : OPP00001 Il est possible d'utiliser le "texte riche" sur ces champs pour gérer la présentation (italique, couleur, etc.). Exemple : #?NUMQROPX# : #NUMQROPX# Résultat : Opportunité : OPP00001

Paramétrage du contact (GRPCO)

Cette transaction permet de définir les fonctionnalités liées aux contacts. L'historisation, la propagation et les critères de dédoublonnage.

Symboles des agendas

Les trois symboles suivants "XAGDDRES", "XAGDPRES" et "XTRERES" ont été créés pour faciliter la saisie des agendas de réservations et de pré-réservations pour les gestions de réservation de salles. Vous les retrouvez en tant qu'occurrences du paramètre "AUTQRM".