Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| GPSGA - Paramétrage des signatures | |||
| Définition du paramétrage des signatures de demandes d'achats (GSGDA), des signatures de commandes (GSGCA) et des signatures de factures (GSGFA). Il est réalisé pour un établissement et un mnémonique de signatures auquel est associé un type de signature. |
| Données |
| Signatures |
| Mnémonique |
| Il s'agit du mnémonique utilisé pour effectuer la signature des demandes d'achats, des commandes ou des factures. |
| Type |
| Il s'agit du type de signature associé au mnémonique de signatures. Les différentes possibilités sont données par les occurrences du paramètre TSISGSGE. |
| Etablissement |
| Il est possible d'utiliser la notion de référentiel centralisé. |
| Mise à jour étape |
| Si cette case est cochée et si lors de la signature, le signataire ne possède pas les crédits par personne (GMPP) nécessaires à l'acceptation de la signature, le dépassement montant est notifié mais la signature est validée : la demande d'achats, la commande ou la facture signée passe à l'étape de la signature. Si cette case n'est pas cochée et si lors de la signature, le signataire ne possède pas les crédits par personne (GMPP) nécessaires à l'acceptation, le dépassement montant est notifié et la demande d'achats, la commande ou la facture signée ne passe pas ou passe l'étape de la signature selon que le contrôle montant (GPMC) est bloquant ou non. |
| Code refus obligatoire |
| Cette information est accessible uniquement pour le paramétrage des signatures de demandes d'achats (GSGDA) ou de signatures de commandes (GSGCA). Si cette case est cochée, lors d'un refus d'une demande d'achats ou d'une commande, le code rejet et le motif sont obligatoires. |
| Valorisation facture |
| Cette information est accessible uniquement pour le paramétrage des signatures de factures (GSGFA). Si cette case est cochée, la valorisation de la facture est effectuée lors de l'acceptation. |
| Historisation signature |
| Permet d'effectuer un suivi des signatures des différents signataires pour une demande d'achats, une commande ou une facture. Ce suivi est mémorisé au niveau de la gestion des changements de signataires (GCSGA). Si la case est cochée, à chaque acceptation d'un signataire pour une demande d'achats, une commande ou une facture, un enregistrement est créé dans la gestion des changements de signataires (GCSGA). Si la case n'est pas cochée, aucun suivi n'est réalisé. L'historisation doit être active pour la signature à tous les niveaux ou au niveau le plus haut. |
| Montant facture |
| Cette information est accessible uniquement pour le paramétrage des signatures de factures (GSGFA). Si la case est cochée, le montant pris en compte pour voir et signer une facture est le montant total de la facture. Si la case n'est pas cochée, le montant pris en compte est le montant de chaque commande de la facture. |
| Niveau de signature |
| Si le paramétrage des signataires (GSGEA) est effectué pour une liste de signataires (GLUSA), cette information indique qui parmi les éléments de la liste d'utilisateurs signataires (GELUA) doit signer la demande d'achats, la commande ou la facture afin que celle-ci soit validée et passe l'étape de la signature. Les valeurs possibles sont : - Tous les niveaux : au moins un utilisateur pour chacun des différents niveaux de la liste de signataires doit signer. L'étape de la demande d'achats, de la commande ou des commandes de la facture est mise à jour uniquement à l'acceptation du dernier signataire. Dans ce cas, l'historisation doit être active ; - Niveau le plus haut : la demande d'achats, la commande ou les commandes de la facture passent l'étape de signature lors de l'acceptation de l'utilisateur ayant le plus haut niveau parmi les utilisateurs de la liste (GELUA). Dans ce cas, l'historisation doit être active ; - Aucun niveau : la demande d'achats, la commande ou les commandes de la facture passent l'étape de signature lors de l'acceptation du premier utilisateur qui signe. |
| Bon à payer |
| Ces informations sont accessibles uniquement pour le paramétrage des signatures de factures (GSGFA). |
| Bon à payer |
| Si cette case est cochée, le bon à payer est donné au moment de la signature de la facture. Le type d'acceptation de la facture est mis à jour et est envoyé en comptabilité au travers des pièces à modifier. Dans ce cas, les ventilations comptables ne doivent pas être supprimées une fois traitées. |
| Type d'acceptation |
| Accessible uniquement si le bon à payer est activé. Permet de renseigner le type d'acceptation de la facture et de la pièce lors du bon à payer. Si cette information est renseignée et s'il existe des équivalences de type d'acceptation (GETA) pour la transaction de signatures des factures, il doit exister une équivalence entre le type d'acceptation de la facture (type d'acceptation origine) et le type d'acceptation donné par le paramétrage (type acceptation destination). Si cette information n'est pas renseignée, mais s'il existe des équivalences de type d'acceptation (GETA) pour la transaction de signatures de factures, le type d'acceptation de la pièce est égal au type d'acceptation destination défini par défaut dans les équivalences de type d'acceptation pour le type d'acceptation origine égal au type d'acceptation de la facture. Les différentes possibilités sont données par les occurrences du paramètre TYPACC. |
| Saisie observation BAP |
| Cette information indique si la saisie de l'observation BAP est obligatoire, interdite ou facultative lors de la signature de la facture (GSGFA). Elle est accessible même si le bon à payer n'est pas activé. Ceci permet, lors de la signature de factures, de saisir une observation en prévision du bon à payer même si la signature n'est pas paramétrée pour donner le bon à payer. |
| Litige |
| Ces informations sont accessibles uniquement pour le paramétrage des signatures de factures (GSGFA). |
| Mise à jour code rejet facture |
| Si cette case est cochée, lors d'un litige à la signature de la facture, le code rejet de la facture est positionné à "I" (litige facture) ce qui permettra de débloquer la facture : - soit dans la gestion d'acceptation des factures (GTAC) comme pour les factures bloquées au bon à payer automatique (TTAC) ; - soit avec une étape de déblocage à partir des signatures de factures (GSGFA). |
| Type d'acceptation |
| Accessible et obligatoire si la mise à jour du code rejet facture est effectuée lors d'un litige. Cette information donne le type d'acceptation à affecter à la facture et à la pièce lors d'un litige à la signature de la facture. Les différentes possibilités sont données par les occurrences du paramètre TYPACC. |
| Saisie motif litige |
| Cette information indique si la saisie du code et du motif du litige est obligatoire, interdite ou facultative lors de la mise en litige d'une facture au moment de la signature (GSGFA). |
| Mise à jour des pièces soldées |
| Cette information est accessible uniquement pour le paramétrage des signatures de factures (GSGFA). Si la case est cochée, le type d'acceptation des factures pour lesquelles les pièces sont déjà soldées, est mis à jour lors du bon à payer ou de la mise en litige. Si la case n'est pas cochée, le type d'acceptation des factures pour lesquelles les pièces sont déjà soldées, n'est pas mis à jour lors du bon à payer ou de la mise en litige. |
| Changement signataires |
| Autorisation de changement |
| Permet d'indiquer s'il est possible ou non de désigner un ou plusieurs autre(s) utilisateur(s) pour signer une demande d'achats, une commande ou une facture. Ces nouveaux signataires ne sont pas définis par le paramétrage des signataires d'achats (GSGEA), mais ils sont affectés pour une demande d'achats, une commande dans la gestion des changements de signataires (GCSGA). Si la case est cochée, il est possible de désigner un ou plusieurs nouveaux utilisateurs signataires pour une demande d'achats, une commande. Si la case n'est pas cochée, seuls les signataires définis par le paramétrage des signataires (GSGEA) peuvent signer les demandes d'achats, les commandes ou les factures. |
| Plusieurs signataires |
| Accessible uniquement dans le cas où le changement de signataires est autorisé. Si la case est cochée, plusieurs nouveaux signataires peuvent être désignés au niveau des changements de signataires (GCSGA), pour une demande d'achats ou une commande. |
| Liste de signataires |
| Accessible uniquement dans le cas où le changement de signataires est autorisé. Si cette information est renseignée, cela permet de contrôler que les nouveaux signataires définis au niveau des changements de signataires (GCSGA), font partie de la liste d'utilisateurs signataires (GLUSA) désignée. |
| Transaction et mnémonique de changement |
| Accessibles uniquement dans le cas où le changement de signataires est autorisé. Permet de définir un mnémonique et une transaction de changement de signataires pour chaque mnémonique de signatures. Cette transaction de changement est alors accessible à partir de la gestion des signatures. En standard dans l'Application Achats, la transaction est "SAICSG" et le mnémonique est "GCSGA". |
| Mnémonique de changement |
| Accessible uniquement dans le cas où le changement de signataires est autorisé. |
| Paramètres standard |
| Paramètres |
| LITOETIE |
| TSISGSGE |
| TYPACC |
| Messages |
| SAPSG057 - Le mnémonique saisi n'est pas un mnémonique de gestion de signatures |
| SAPSG075 - L'autorisation de changement de signataires ne peut pas être modifiée : il reste des commandes à signer |
| SAPSG076 - L'information plusieurs signataires ne peut pas être modifiée : il reste des commandes à signer |