Ce bouton radio permet d'indiquer l'action à effectuer pour la demande d'achats ou la commande.
Pour accepter de signer une demande d'achats ou une commande sans contrôler le budget :
- si la transaction est en mode formulaire, sélectionner le bouton radio "Acceptée" ;
- si la transaction est en mode grille, soit sélectionner le bouton radio "Acceptée" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille est activé, soit saisir "O" dans la zone "Acceptation" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille n'est pas activé.
Ensuite, validez pour que la signature soit effective.
Pour accepter de signer une demande d'achats ou une commande en contrôlant que le budget nécessaire est disponible :
- si la transaction est en mode formulaire, sélectionner le bouton radio "Accepté contrôle budgétaire" ;
- si la transaction est en mode grille, soit sélectionner le bouton radio "Accepté contrôle budgétaire" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille est activé, soit saisir "A" dans la zone "Acceptation" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille n'est pas activé.
Ensuite validez, pour que la demande d'achats ou la commande soit acceptée, transférée en comptabilité et que le contrôle du budget soit effectué. S'il y a des anomalies, la demande d'achats ou la commande n'est pas transférée en comptabilité. S'il n'y a pas d'anomalie, la demande d'achats ou la commande est transférée en comptabilité et son étape peut évoluer en fonction du paramétrage.
Pour simuler la signature d'une demande d'achats ou d'une commande en contrôlant que le budget nécessaire est disponible :
- si la transaction est en mode formulaire, sélectionner le bouton radio "Essai contrôle budgétaire" ;
- si la transaction est en mode grille, soit sélectionner le bouton radio "Essai contrôle budgétaire" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille est activé, soit saisir "E" dans la zone "Acceptation" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille n'est pas activé.
Ensuite, validez pour simuler l'acceptation, l'envoi en comptabilité de la demande d'achats ou de la commande et le contrôle du budget. S'il y a des anomalies, elles sont affichées, sinon un message d'alerte signale que le traitement s'est effectué correctement.
Dans tous les cas, il s'agit d'un essai : la demande d'achats ou la commande n'est pas transférée en comptabilité.
Si vous voulez ensuite effectuer la signature en réel, vous devez, soit sélectionner le bouton radio "Acceptée" si vous ne voulez effectuer que la signature et ne pas transférer la demande d'achats ou la commande en comptabilité, soit sélectionner le bouton radio "Acceptée contrôle budgétaire" si vous voulez effectuer la signature et transférer la demande d'achats ou la commande en comptabilité.
L'étape de la demande d'achats ou de la commande évolue et passe l'étape définie pour la signature dans les étapes par classe (GETCA) selon différents critères :
a) le signataire est défini en tant que signataire utilisateur (GSGEA) ou en tant que signataire désigné parmi les changements de signataires (GCSGA) :
- le paramétrage des signatures (GPSGA) indique que la mise à jour de l'étape est systématique : l'étape de la demande d'achats ou de la commande est mise à jour même si le signataire n'a pas les crédits suffisants (GMPP) pour pouvoir accepter,
- le paramétrage des signatures (GPSGA) indique que la mise à jour de l'étape n'est pas systématique : l'étape de la demande d'achats ou de la commande est mise à jour si le contrôle des crédits (GPMC) n'est pas bloquant ou s'il n'est pas mis en place,
- si le paramétrage des signatures (GPSGA) indique que la mise à jour de l'étape n'est pas systématique : si le contrôle des montants (GPMC) est mis en place et qu'il est bloquant, l'étape de la demande d'achats ou de la commande est mise à jour si le signataire possède les crédits suffisants (GMPP) pour pouvoir accepter ;
b) le signataire (GSGEA) est défini en tant qu'utilisateur faisant partie d'une liste de signataires (GLUSA), l'évolution de l'étape est effectuée comme précédemment en fonction du contrôle des montants mais également en fonction du niveau de signatures indiqué par le paramétrage des signatures (GPSGA) :
- à tous les niveaux : au moins un utilisateur pour chacun des différents niveaux de la liste de signataires doit signer. L'étape de la demande d'achats ou de la commande est mise à jour lors de l'acceptation du dernier signataire,
- au niveau le plus haut : l'étape de la demande d'achats ou de la commande est mise à jour lors de l'acceptation du signataire ayant le plus haut niveau dans la liste de signataires,
- aucun niveau : l'étape de la demande d'achats ou de la commande est mise à jour lors de l'acceptation du premier signataire.
Pour refuser de signer une demande d'achats ou une commande :
- si la transaction est en mode formulaire, sélectionner le bouton radio "Refusée" ;
- si la transaction est en mode grille, soit sélectionner le bouton radio "Refusée" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille est activé, soit saisir "N" dans la zone "Acceptation" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille n'est pas activé.
Ensuite, validez pour que la demande d'achats ou la commande soit annulée et passe à une étape "poubelle" (étape du traitement d'annulation d'une commande (TSRD)). Dans ce cas, il est possible de préciser les raisons du refus de signature en saisissant, à partir du bouton "Refus", le code et le motif du rejet. Ce code et ce motif peuvent être rendus obligatoires par le paramétrage des signatures (GPSGA).
Si vous ne voulez pas traiter une demande d'achats ou une commande :
- si la transaction est en mode formulaire, sélectionner le bouton radio "Non traitée" ;
- si la transaction est en mode grille, soit sélectionner le bouton radio "Non traitée" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille est activé, soit saisir "S" dans la zone "Acceptation" si l'affichage des contrôles graphiques dans la grille n'est pas activé.
La demande d'achats ou la commande pourra ainsi être traitée ultérieurement.
L'acceptation avec contrôle budgétaire et l'essai avec contrôle budgétaire ne sont possibles que si la demande d'achats ou la commande n'a pas déjà été transférée en comptabilité.
La correspondance entre le mnémonique de la transaction de signature et celui du traitement de transfert en comptabilité (TVCCD ou TVCCE) à effectuer est donnée par la gestion des traitements de comptabilisation des achats (GTCA) pour une classe et un type de ventilation.
A partir du paramétrage des signatures (GPSGA), l'utilisateur a la possibilité d'indiquer que toutes les demandes d'achats ou commandes ramenées par la recherche sont acceptées : le bouton "Acceptée" du pavé "Signature" est allumé automatiquement sur toutes les demandes d'achats ou commandes dès la recherche terminée, il faut alors modifier celles qui doivent être refusées ou non traitées avant de valider. Ou inversement, il est possible d'indiquer que les demandes d'achats ou commandes recherchées ne sont pas acceptées automatiquement : elles sont non traitées et il faut alors les accepter ou les refuser une à une avant de valider.
Il est également possible d'effectuer un suivi des différents signataires pour une demande d'achats ou une commande. Ce suivi est effectué au niveau de la transaction des changements de signataires (GCSGA). La signature est historisée dans les deux cas suivants :
1) le paramétrage des signatures (GPSGA) indique que l'historisation est active ;
2) l'utilisateur qui signe est un signataire désigné parmi les changements de signataires. |
: Affichage d'un panneau "stop" lorsque le montant de la demande d'achats ou de la commande est supérieur au montant autorisé dans les crédits par personne (GMPP) et que le contrôle montant du type de crédit (GPMC) est bloquant.
: Affichage d'un panneau "attention danger" lorsque le montant de la demande d'achats ou de la commande est supérieur au montant autorisé dans les crédits par personne mais que le contrôle montant du type de crédit n'est pas bloquant.
: Affichage d'un panneau "sens unique" lorsque le montant de la demande d'achats ou de la commande est inférieur au montant autorisé dans les crédits par personne.
: Affichage d'un panneau "sens interdit" lorsque le type de crédit indique que le contrôle du montant est effectué pour l'utilisateur d'acceptation (l'utilisateur d'acceptation n'est jamais renseigné pour une demande d'achats ou une commande).