Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| TTFCA - Actions réalisées par le traitement d'intégration des factures d'achats | |||
| Création de l'en-tête de facture |
| L'en-tête de facture peut être créé dans les cas suivants : 1) il existe un enregistrement dans la table d'interface des factures (satfc), mais aucun enregistrement dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) ; 2) il existe : - un enregistrement dans la table d'interface des factures (satfc), - au moins un enregistrement dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) qui permet le rattachement de commandes à cette facture mais pas le rattachement de lignes. Si aucune commande ne peut être rattachée à l'en-tête de facture car aucune des informations liées au rattachement n'est renseignée dans la table d'interface, il est possible, suivant la valeur testée 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTFAA, de créer ou non l'en-tête de facture ; 3) il existe : - un enregistrement dans la table d'interface des factures (satfc), - au moins un enregistrement dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) qui permet le rattachement de commandes à cette facture ainsi que le rattachement de lignes ; 4) dans le cas de la facturation directe, l'en-tête de facture est créé même si aucune ligne de commande ne peut être créée. Si la numérotation des factures est manuelle (paramètre AUTSAFAA occurrence SAINUM), le numéro de facture (numsatfc) renseigné dans la table d'interface des factures (satfc) est repris dans le numéro de la facture intégrée, sinon il est calculé comme lors de la création d'une facture dans le contrôle facture (GFAA). Lors de la création de l'en-tête de facture, si toutes les informations ne sont pas renseignées dans la table d'interface des factures (satfc), elles sont proposées par défaut comme lors de la création d'une facture dans le contrôle facture (GFAA). Pour la date comptable : si elle n'est pas renseignée dans la table d'interface, elle prend la valeur précisée à la soumission, sinon elle est proposée par défaut. |
| Recherche des commandes à facturer |
| La recherche des commandes à facturer s'effectue à partir des informations qui sont renseignées dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) : - le numéro interne de commande (nuisatfl) : la sous-commande correspondant à ce numéro interne est recherchée ; - classe (clasatfl), numéro (numsatfl) et sous-numéro (snusatfl) de la commande : la sous-commande est recherchée pour ces informations ; - classe (clasatfl) et numéro de commande (numsatfl) : toutes les sous-commandes de la commande sont recherchées ; - classe de commande (clasatfl) : toutes les sous-commandes de la classe sont recherchées ; - référence du bon de livraison (rfbsatfl) : toutes les sous-commandes dont la réception porte sur ce numéro de BL sont recherchées. La recherche ne prend en compte que les sous-commandes pour lesquelles l'étape est comprise entre les valeurs 1 et 2 du paramètre AUTSAFAA occurrence ETPLIV. Si la recherche s'effectue par sous-commande (numéro interne ou classe, numéro et sous-numéro), plusieurs contrôles de cohérence sont effectués afin de vérifier que certaines informations de la sous-commande à facturer correspondent effectivement aux informations de l'en-tête de facture : - l'établissement de la sous-commande doit être identique à l'établissement de la facture ; - le fournisseur de la sous-commande doit être identique au fournisseur de la facture ; - la devise de la sous-commande doit être identique à la devise de la facture ; - si la classe de commande (clasatfl) est renseignée dans la table d'interface des lignes de factures (satfl), elle doit être identique à la classe de la sous-commande sélectionnée ; - si le numéro de commande (numsatfl) est renseigné dans la table d'interface des lignes de factures (satfl), il doit être identique au numéro de la sous-commande sélectionnée ; - si le sous-numéro de commande (snusatfl) est renseigné dans la table d'interface des lignes de factures (satfl), il doit être identique au sous-numéro de la sous-commande sélectionnée ; - si la référence du bon de livraison (rfbsatfl) est renseignée dans la table d'interface des lignes de factures (satfl), elle doit être identique à la référence du bon de livraison de la sous-commande sélectionnée. Les autres contrôles propres au rattachement d'une commande à une facture sont effectués comme lors du rattachement des commandes dans la gestion des commandes à facturer (SAIFCD). Il est possible de rattacher uniquement l'en-tête de commande. Pour cela, l'information "Rattachement des lignes" (rlgsatfl) doit être égale à "C". Dans le cas de la facturation directe, il est nécessaire que la classe de commandes (clasatfl) renseignée dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) soit définie en tant que classe de facturation directe dans les étapes par classes (GETCA) : l'étape de facturation est définie par défaut. Dans tous les cas, il n'est pas possible de rattacher des commandes à une facture d'achats déjà existante. |
| Recherche des lignes à facturer |
| La recherche des lignes à facturer s'effectue à partir des informations renseignées dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) pour les lignes pour lesquelles l'information "Rattachement des lignes" (rlgsatfl) est différente de "C" et l'information "Ligne à créer" (lcrsatfl) n'est pas renseignée : - numéro de ligne (lcasatfl) : toutes les lignes ayant ce numéro sont recherchées parmi les commandes rattachées ; - article (artsatfl) : cette information correspond au code article ou à la référence fournisseur, suivant la valeur testée 2 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTFAA : - si la valeur testée 2 est égale à "N", toutes les lignes des commandes rattachées portant sur ce code article sont recherchées, - si la valeur testée 2 est égale à "O" : si l'information correspond à un code article, la recherche des lignes à facturer parmi les commandes rattachées s'effectue avec le code article, sinon elle s'effectue avec la référence fournisseur ; - référence du fournisseur (refsatfl) : toutes les lignes portant sur cette référence fournisseur sont recherchées parmi les commandes rattachées ; Il est possible de rattacher toutes les lignes d'une commande automatiquement : - en ayant un seul enregistrement dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) pour la commande à rattacher avec l'information "Rattachement des lignes" (rlgsatfl) égale à "O" ; - si pour les commandes rattachées, aucune ligne de commande ne peut être facturée via les informations de rattachement, toutes les lignes des commandes rattachées à l'en-tête de facture peuvent être facturées automatiquement si la somme des montants TTC des lignes (en tenant compte des conditions de facturation (GCAF)) est égale au montant TTC de la facture. Il est également possible d'ajouter de nouvelles lignes aux sous-commandes à rattacher à la facture. L'ajout de ces lignes s'effectue à partir des informations renseignées dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) pour les lignes pour lesquelles l'information "Ligne à créer" (lcrsatfl) est égale à "O" : - numéro interne (nuisatfl) : la ligne va être créée pour la sous-commande correspondant à ce numéro interne ; - classe (clasatfl), numéro (numsatfl) et sous-numéro (snusatfl) : la ligne va être créée pour la sous-commande correspondant à cette classe, ce numéro et ce sous-numéro ; - classe (clasatfl), numéro (numsatfl) : la ligne va être créée pour la plus grande des sous-commandes correspondant à cette classe et ce numéro et qui est déjà rattachée à la facture (sous-commande ayant le plus grand numéro interne) ; - classe (clasatfl), numéro (numsatfl) et référence du bon de livraison (rfbsatfl) : la ligne va être créée pour la plus grande des sous-commandes correspondant à cette classe, ce numéro et ce bon de livraison et qui est déjà rattachée à la facture (sous-commande ayant le plus grand numéro interne) ; - classe (clasatfl) et référence du bon de livraison (rfbsatfl) : la ligne va être créée pour la plus grande des sous-commandes correspondant à cette classe et ce bon de livraison et qui est déjà rattachée à la facture (sous-commande ayant le plus grand numéro interne) ; - référence du bon de livraison (rfbsatfl) : la ligne va être créée pour la plus grande des sous-commandes correspondant à ce bon de livraison et qui est déjà rattachée à la facture (sous-commande ayant le plus grand numéro interne). Attention : pour que la création d'une ligne à la facture soit possible, il est nécessaire, qu'au moins une des lignes de la commande à laquelle va être ajoutée cette ligne, soit également facturée. Dans le cas de la facturation directe ou de la création de lignes, les lignes peuvent être facturées à condition que l'information article (artsatfl) ou l'information référence fournisseur (refsatfl) soit renseignée dans la table d'interface des lignes de factures (satfl) (suivant la valeur testée 2 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTFAA, l'information article peut être renseignée avec une référence fournisseur). Dans le cas où seule la référence fournisseur est renseignée (soit dans la zone référence fournisseur, soit dans la zone article), l'article concerné est recherché parmi les références articles/fournisseurs (GRAF). La référence prise en compte est la plus récente (date de début de validité et date de création les plus récentes) pour : - l'établissement de la facture ; - le fournisseur de la facture ; - la devise de la facture ou la devise de référence de l'établissement en fonction du paramètre AUTSACDA occurrence TARDEV ; - une des dates de la commande comprise dans la période de validité de la référence article/fournisseur. Cette date est donnée par l'option "date de validité marché" de la classe d'achats (GNCA) ; - le marché non renseigné ; - le fabricant de la ligne ; - la nature de frais de la ligne. Si cette dernière n'est pas renseignée, la recherche de la référence article/fournisseur est effectuée selon l'occurrence NFRRCHRAF du paramètre AUTACHAT : - si la valeur testée 1 est égale à "N", la nature de frais n'est pas prise en compte pour la recherche de la référence article/fournisseur, - si la valeur testée 1 est égale à "O", la référence article/fournisseur est recherchée avec une nature de frais non renseignée. Lors de la facturation des lignes, si les informations propres aux lignes de factures (quantités, prix et montant facturé) ne sont pas renseignées dans la table d'interface des lignes de factures (satfl), elles sont proposées comme lors du rattachement des lignes dans la gestion des lignes à facturer (SAIFLC). Toutes les informations modifiables dans les lignes de factures (SAILCF) peuvent l'être également via la table d'interface (compte, poste, CGR, code taxe, ...). Si l'information "Rattachement des lignes" (rlgsatfl) est égale à "C", aucune recherche des lignes à facturer n'est effectuée. Seul l'en-tête de commande peut être rattaché à la facture. Dans tous les cas, il n'est pas possible de rattacher des lignes de commandes à une facture déjà existante. |
| Echéances |
| Les échéances des commandes (GCAE) rattachées à la facture peuvent être modifiées lors de l'intégration. Il est possible de modifier le code échéance, la date d'échéance, la domiciliation, le type de collectif et/ou le compte collectif : - si le code échéance est précisé dans la table d'interface des factures (echsatfc), les échéances des commandes rattachées à la facture sont supprimées et re-créées à partir de ce code ; - si la date d'échéance est précisée dans la table d'interface des factures (dthsatfc), les échéances des commandes rattachées à la facture sont mises à jour avec cette date à condition que celle-ci soit supérieure à la date d'échéance initiale des commandes. Dans ce cas, l'échéance modifiée est marquée afin que la date ne soit pas recalculée lors de la valorisation de la facture ; - si la domiciliation est précisée dans la table d'interface des factures (tidsatfc), les échéances des commandes rattachées à la facture sont mises à jour avec cette domiciliation ; - si le type de collectif est précisé dans la table d'interface des factures (colsatfc), les échéances de la commande rattachées à la facture sont mises à jour avec ce type de collectif ; - si le compte collectif est précisé dans la table d'interface des factures (cptsatfc), les échéances des commandes rattachées à la facture sont mises à jour avec ce compte collectif. |
| Conditions de facturation |
| Il est possible de renseigner dans la table d'interface des factures (satfc) des conditions de facturations (GCAF) à prendre en compte lors de l'intégration. Ces conditions doivent être définies au préalable dans la gestion des conditions de facturation achats (GCFGA). Le numéro de condition ainsi que le taux ou le montant sont renseignés dans la table d'interface alors que le type de calcul est déterminé dans les conditions de facturation générales (GCFGA) pour le numéro de condition. Lors de l'intégration, ces conditions peuvent être créées ou modifiées. Si la condition de facturation à intégrer existe déjà pour la commande, elle est mise à jour avec le taux ou montant précisé dans la table d'interface, sinon elle est créée. Les conditions de facturation sont prises en compte de la manière suivante : - s'il s'agit d'une condition en montant (exemple : port), elle est ventilée sur chacune des commandes rattachées au prorata du montant marchandise ; - s'il s'agit d'une condition avec un pourcentage (exemple : remise), elle est affectée avec le même taux à toutes les commandes rattachées. |
| Gestionnaires |
| Il est possible de renseigner, dans la table d'interface des factures (satfc), cinq gestionnaires à prendre en compte lors de l'intégration. Chaque gestionnaire doit, au préalable, être associé à l'établissement (GAGE). Pour chaque gestionnaire, une fonction et éventuellement un rôle, doivent être précisés. Lors de l'intégration, s'ils n'existent pas déjà, ces gestionnaires sont affectés à chaque commande rattachée à la facture avec la fonction et le rôle précisés dans la table d'interface. |
| Valorisation de la facture intégrée |
| Une fois la facture intégrée, elle est valorisée. Le résultat de la valorisation permet entre autre, de savoir en fonction du paramètre ORISAFAA occurrence la valeur de l'origine dans la table d'interface des factures (orisatfl), à quelle étape vont se trouver les commandes rattachées à la facture intégrée. Il est possible lors de la valorisation de la facture, de tenir compte : - d'un écart autorisé pour le contrôle du montant TTC. Cet écart est donné par la valeur 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTFAA ; - d'un écart autorisé pour le contrôle du montant HT. Cet écart est donné par la valeur 2 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTFAA. |
| Mise à jour des commandes rattachées à la facture |
| Les commandes rattachées à la facture sont mises à une étape différente selon que la valorisation de la facture est correcte ou non. Cette étape est donnée par l'origine de la facture précisée dans la table d'interface des factures (orisatfl). Cette information doit être une occurrence du paramètre ORISAFAA. Si la valorisation de la facture est correcte, les commandes rattachées sont mises à l'étape donnée par la valeur 1 du paramètre. Cette étape peut correspondre soit : - à l'étape de facturation (GFAA ou GFAAD) dans le cas où l'on ne souhaite pas effectuer de contrôle manuel sur les factures intégrées ; - à une étape se situant avant la facturation dans le cas où un contrôle manuel doit être effectué avant de les faire évoluer. Cette étape doit être définie dans les étapes (GETPA) et dans les étapes par classe (GETCA). Pour valider la facture et faire passer les commandes à l'étape de facturation, l'utilisateur doit alors aller dans le contrôle facture (GFAA). Si la valorisation de la facture est incorrecte, les commandes rattachées sont mises à l'étape donnée par la valeur 2 du paramètre. Cette étape doit être définie dans les étapes (GETPA) et dans les étapes par classe (GETCA). Pour corriger la facture, l'utilisateur doit alors aller dans le contrôle facture (GFAA) pour effectuer les réajustements nécessaires : modification du prix facturé, du montant facturé, ajout de nouvelles lignes à la facture, modification de la condition de facturation (GCAF) correspondant à la TVA, etc. Si l'une des commandes rattachées à la facture n'a pas atteint l'étape précédente obligatoire, il est possible suivant la chaîne 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTFAA d'autoriser ou non l'intégration de la facture et le rattachement des autres commandes à la facture. Si pour la facture intégrée, au moins une ligne est facturée, il est possible en fonction du paramètre AUTSAFAA occurrence DETCDE de détacher automatiquement les commandes rattachées pour lesquelles aucune ligne n'a pu être rattachée : la facture est revalorisée afin de pouvoir affecter la bonne étape aux commandes facturées. |
| Création des changements de signataires associés à la facture |
| Il est possible d'intégrer des changements de signataires (GCSGFA) associés à la facture. L'intégration des changements de signataires s'effectue pour toutes les commandes rattachées à la facture intégrée. Pour cela, il faut préciser les changements de signataires dans la table d'interface des changements de signataires (satsg). Les informations principales doivent être renseignées de la manière suivante : - l'entité (entsatsg) doit être égale à "SAFAA" ; - le numéro de l'entité (numsatsg) doit être égal au numéro de facture à intégrer ; - l'établissement (etssatsg) doit être égal à l'établissement de la facture à intégrer ; - le numéro de ligne (lcasatsg) doit être égal à 0 ; - le mnémonique de signature (msisatsg) est affecté dans la table d'exploitation s'il est renseigné, sinon affectation du mnémonique de signature correspondant au type de signature défini dans le paramétrage des signatures. Pour les informations suivantes, la donnée de la table de sas est affectée dans la table d'exploitation : Type de signature, Utilisateur signataire, Etat signature, Date, Heure, Type, Nature, Genre, Rôle, Informations complémentaires. L'utilisateur et la date de création sont affectés en fonction de l'occurrence USRTRF du paramètre AUTACHAT. |
| Création des documents associés à la facture |
| Il est possible d'intégrer des documents (GTIDOC) associés à la facture. Pour cela, il faut préciser les documents dans la table d'interface des documents associés (satdo). Les informations principales doivent être renseignées de la manière suivante : - l'entité (entsatdo) doit être égale à "SAFAA" ; - le numéro de l'entité (numsatdo) doit être égal au numéro de facture à intégrer ; - l'entité de document (densatdo) (GTDEN) doit être égale à "ACHAT FACTURE" ; - le type de document (dtysatdo) (GTDTY) doit être défini afin de préciser le lieu de stockage des documents. Le fichier doit être stocké à un endroit accessible à tous les utilisateurs ; - l'établissement (etssatdo) doit être égal à l'établissement de la facture à intégrer ; - le numéro de ligne (lcasatdo) doit être égal à 0 ; - le fichier (ficsatdo) : si le type de document (GTDTY) indique que le document est centralisé, le nom du fichier, dans la table d'exploitation, est stocké sans le chemin si celui-ci est précisé dans le nom du fichier. Dans la table d'exploitation, la description du fichier est égale à l'extension du fichier, c'est-à-dire à la chaîne de caractères se situant à droite du nom du fichier (ficsatdo) après le ".". Cette intégration des documents peut être prise en charge, selon la valeur testée 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence INTDOC, soit par le traitement d'intégration lui-même, soit par les traitements du connecteur ReadSoft®. Dans ce cas, la création des documents associés à la facture se fait avec le stockage dans la base de données de l'information binaire des fichiers liés aux documents. La possibilité de visualiser les documents intégrés nécessite de posséder soit le module : - "GTIGED" (Visualisation de documents - documents par interface) si le document est associé par interface lors de l'intégration de la facture (TTFCA) ; - "GTIDOC" (Association et visualisation de documents) que le document soit associé par l'utilisateur, par interface ou par une gestion électronique de documents externe. Il permet également l'association de plusieurs types de documents pour une même entité. L'utilisateur et la date de création sont affectés en fonction de l'occurrence USRTRF du paramètre AUTACHAT. |
| Création des réalisations d'abonnements associées à la facture |
| Il est possible d'intégrer des réalisations d'abonnements (GABOT) associées à la facture. Pour cela, il faut préciser les réalisations dans la table d'interface des réalisations d'abonnements (octat). Les informations principales doivent être renseignées de la manière suivante : - le type (typoctat) doit être égal à "FA" ; - le numéro (numoctat) doit être égal au numéro de facture à intégrer ; - l'établissement (etsoctat) doit être égal à l'établissement de la facture à intégrer ; - l'abonnement (GABOO) peut être précisé à partir de son numéro (abooctat) et/ou à partir de son numéro externe (neaoctat). |
| Création des QR-Codes suisses associés à la facture |
| Il est possible d'intégrer des QR-Codes suisses (GQRS) associés à la facture. Pour cela, il faut préciser le QR-Code dans la table d'interface QR-Codes suisses (ocqrt). Celui-ci est référencé pour : - le numéro de facture à intégrer (facocqrt) ; - l'établissement de la facture à intégrer (etsocqrt). |
| Création des commandes facturées dans une liste |
| Si une liste a été précisée à la soumission dans le pavé "Liste", les commandes rattachées aux factures intégrées et les commandes directes issues de factures directes sont créées en tant qu'éléments de cette liste. Si la case "Effacer les éléments existants" est cochée, les éléments déjà présents dans cette liste sont supprimés. |
| Sauvegarde des lignes de factures en erreur |
| Les lignes de factures en erreur sont sauvegardées dans la transaction SAILFE avec le message expliquant ce qui a empêché le rattachement de ces lignes à la facture générée. Elles sont enregistrées avec un statut égal à "H". De plus, suivant la valeur testée 1 du paramètre AUTSAFAA occurrence LIGERR, ces mêmes lignes peuvent être enregistrées une deuxième fois avec un statut égal à "E". Les lignes en erreur avec un statut égal à "H" permettent de suivre l'historique des erreurs intervenues lors de l'intégration, mais sans possibilité d'effectuer une nouvelle intégration à partir de ces lignes-là. Les lignes en erreur avec un statut égal à "E" peuvent, par contre, après modification ou évolution de l'avancement de la commande, être intégrées à nouveau via : - le bouton rattachement de la transaction des lignes de factures en erreur (SAILFE) ; - le traitement d'intégration des lignes en erreur du SAS facture (TLFEA). Les lignes en erreur sont accessibles depuis la facture (GFAA) générée à partir des transactions des lignes de factures en erreur : - SAILFEC pour les lignes avec un statut égal à "H" en mode consultation uniquement. Les lignes ne sont pas modifiables ; - SAILFE pour les lignes avec un statut égal à "E". Les lignes sont accessibles et modifiables, ceci afin de permettre à l'utilisateur d'apporter les modifications nécessaires (modification ou suppression des lignes) et de pouvoir ainsi effectuer de nouveau le rattachement de ces lignes à la facture via le bouton " Rattachement " ou via le traitement d'intégration des lignes en erreur (TLFEA). Les modifications et le rattachement ne peuvent être effectués que si la facture traitée n'a pas été comptabilisée (TVCC). |