Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Achats | |||
| TTAC - Actions réalisées par le traitement de bon à payer | |||
| Généralités |
| Si la facture n'a pas été transférée en comptabilité (TVCC), aucun contrôle n'est effectué et le bon à payer n'est pas délivré. |
| Contrôle des crédits par personne |
| Il est possible de limiter le montant d'une facture pour une personne. Pour cela, un montant autorisé est attribué à la personne dans les crédits par personne (GMPP). Lors du bon à payer, le montant de la condition de facturation définie dans les types de crédits (GPMC) est comparé à ce montant. S'il y a dépassement et si le type de crédit indique que le contrôle est bloquant, le bon à payer ne peut pas être délivré : l'étape des commandes rattachées à la facture n'est pas mise à jour et la facture est bloquée. Si le contrôle n'est pas bloquant, le dépassement est seulement signalé et la facture n'est pas bloquée. S'il existe, dans GPMC, un type de crédit pour le traitement de bon à payer, sans précision de la classe d'achats, le contrôle est effectué pour le montant global défini pour la condition de facturation de la facture. Si le type de crédit est défini par classe d'achats, le contrôle est effectué pour le montant total défini pour la condition de facturation des commandes de la facture correspondant à cette classe. S'il n'existe pas de type de crédit pour le traitement de bon à payer dans GPMC, aucun contrôle n'est effectué. Selon le paramétrage des types de crédits (GPMC) pour le traitement du bon à payer, le contrôle du montant peut être effectué pour : - l'utilisateur de connexion (utilisateur qui lance le traitement) ; - l'utilisateur d'acceptation de la facture s'il est renseigné, sinon utilisateur de connexion ; - un des gestionnaires de la facture. Son rôle et sa fonction sont également définis dans les types de crédit. Si le bon à payer ne peut pas être délivré pour un contrôle montant bloquant, le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "M". |
| Contrôle sur les retours |
| Il est possible de refuser le bon à payer si au moins une des lignes de la facture a fait l'objet d'un retour (GRET) et si la sous-commande d'avoir générée est à une étape inférieure à une étape donnée. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLRETxxxx du paramètre AUTSATAC avec xxxx égale à la classe de commandes d'achats. La valeur 1 de cette même occurrence donne l'étape minimale à laquelle doit être la sous-commande retour. Celle-ci est recherchée à partir des liens de commandes (GLCD) pour le type de lien retour donné par la chaîne 1 de l'occurrence LCDTRC du paramètre AUTSATRC. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "R". |
| Contrôle d'acceptation des signatures à la ligne |
| Le contrôle d'acceptation des lignes de signatures ne peut être effectué que si le Module "Multi-signatures à la ligne" est mis en place. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLLSGxxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx est égale à la classe de commandes d'achats. L'analyse des lignes de la facture est effectuée en fonction de la valeur testée 2 et de la chaîne 2 de cette occurrence. Cette analyse est identique à celle qui est effectuée lors du traitement d'acceptation des signatures (TASLC). Le bon à payer est délivré si toutes les commandes sont acceptées. S'il n'y a pas de lignes à analyser, aucun contrôle n'est effectué. Si le bon à payer ne peut pas être délivré pour une ligne non acceptée, le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "S". |
| Contrôle des quantités |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon l'écart entre la quantité facturée et les quantités réceptionnée et commandée pour chacune des lignes de la facture. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLQTExxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - la quantité facturée est supérieure aux quantités réceptionnée et commandée avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLQTExxxx du paramètre AUTSATAC ; - la quantité facturée est inférieure aux quantités réceptionnée et commandée avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLQTExxxx du paramètre AUTSATAC ; - une ligne est créée lors du contrôle facture (GFAA) : un écart de quantité est alors systématiquement détecté. Si le pourcentage de tolérance n'est pas renseigné, le contrôle correspondant n'est pas effectué. Les écarts de quantités peuvent être visualisés dans la grille des lignes de factures (SAILCF). Le nombre de décimales utilisé pour le contrôle des quantités est donné par la valeur 1 de l'occurrence DECQTE du paramètre AUTACHAT. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "Q". |
| Contrôle des prix |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon l'écart entre le prix facturé et les prix réceptionné (s'il est renseigné) et commandé pour chacune des lignes de la facture. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLPRXxxxx du paramètre AUTSATAC avec xxxx représentant la classe de commandes d'achats. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - le prix facturé est supérieur au prix réceptionné s'il est renseigné (cas de la réception en montant (SAILRM)) avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLPRXxxxx du paramètre AUTSATAC ; - le prix facturé est supérieur au prix commandé avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLPRXxxxx du paramètre AUTSATAC ; - le prix facturé est inférieur au prix réceptionné s'il est renseigné (cas de la réception en montant (SAILRM)) avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLPRXxxxx du paramètre AUTSATAC ; - le prix facturé est inférieur au prix commandé avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLPRXxxxx du paramètre AUTSATAC ; - une ligne est créée lors du contrôle facture (GFAA) : un écart de prix est alors systématiquement détecté. Si le pourcentage de tolérance n'est pas renseigné, le contrôle correspondant n'est pas effectué. Les écarts de prix peuvent être visualisés dans la grille des lignes de factures (SAILCF). Le nombre de décimales utilisé pour le contrôle des prix est donné par la valeur 1 de l'occurrence DECPRX du paramètre AUTACHAT. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "P". |
| Contrôle du montant facturé par rapport aux montants réceptionné et commandé |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon l'écart entre la somme des montants facturés et la somme : - des montants réceptionnés de chacune des sous-commandes de la facture ; - des montants commandés de chacune des sous-commandes de la facture. 1) Ecart en montant : Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLMNTxxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Les valeurs 1 et 2 donnent les écarts autorisés entre les montants et sont exprimées en devise de référence de l'établissement. Ce contrôle est effectué pour chaque sous-commande de la facture. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants réceptionnés en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLMNTxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants commandés en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLMNTxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants réceptionnés en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLMNTxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants commandés en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLMNTxxxx du paramètre AUTSATAC. Selon la valeur de la chaîne 1 de l'occurrence CTLMNTxxxx du paramètre AUTSATAC, il est possible d'exclure ou pas les lignes ajoutées à la facture du calcul du montant commandé et du montant réceptionné. 2) Ecart en pourcentage : Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLMTPxxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Ce contrôle est effectué pour chaque sous-commande de la facture. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants réceptionnés avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLMTPxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants commandés avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLMTPxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants réceptionnés avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLMTPxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants commandés avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLMTPxxxx du paramètre AUTSATAC. Selon la valeur de la chaîne 1 de l'occurrence CTLMTPxxxx du paramètre AUTSATAC, il est possible d'exclure ou pas les lignes ajoutées à la facture du calcul du montant commandé et du montant réceptionné. Dans le cas d'une réception en montant, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité facturée multipliée par le prix réceptionné et par l'unité de prix. Dans le cas d'une réception en quantité, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité facturée (sans les gratuits) multipliée par le prix commandé et par l'unité de prix. Le montant commandé d'une ligne de facture est égal à la quantité facturée (sans les gratuits) multipliée par le prix commandé et par l'unité de prix. Les écarts de montants peuvent être visualisés dans la grille des lignes de factures (SAILCF). Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "V". |
| Contrôle du montant facturé par rapport au montant réceptionné |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon l'écart entre la somme des montants facturés et la somme des montants réceptionnés de chacune des sous-commandes de la facture. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLMT1xxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Les valeur 1 et 2 donnent les écarts autorisés entre les montants et sont exprimés en devise de référence de l'établissement. Ce contrôle est effectué pour chaque sous-commande de la facture. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants réceptionnés en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLMT1xxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants réceptionnés en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLMT1xxxx du paramètre AUTSATAC. Dans le cas d'une réception en montant, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité réceptionnée multipliée par le prix réceptionné et par l'unité de prix. Dans le cas d'une réception en quantité, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité réceptionnée (sans les gratuits) multipliée par le prix commandé et par l'unité de prix. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "N". |
| Contrôle du montant cumulé facturé par rapport aux montants cumulés réceptionné et commandé |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon l'écart entre le montant cumulé facturé et le : - montant cumulé réceptionné de toutes les sous-commandes de chaque commande de la facture ; - montant cumulé commandé de toutes les sous-commandes de chaque commande de la facture. Pour chaque commande (classe et numéro) de la facture, sont recherchées toutes les sous-commandes associées (classe, numéro et sous-numéro). Seules les sous-commandes facturées sont prises en compte. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLCUMxxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Les valeurs 1 et 2 donnent les écarts autorisés entre les montants et sont exprimés en devise de référence de l'établissement. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants réceptionnés de toutes les sous-commandes de la commande traitée en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLCUMxxxx du paramètre AUTSATAC. - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants commandés de toutes les sous-commandes de la commande traitée en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLCUMxxxx du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants réceptionnés de toutes les sous-commandes de la commande traitée en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLCUMxxxx du paramètre AUTSATAC. - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants commandés de toutes les sous-commandes de la commande traitée en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLCUMxxxx du paramètre AUTSATAC ; Dans le cas d'une réception en montant, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité facturée multipliée par le prix réceptionné et par l'unité de prix. Dans le cas d'une réception en quantité, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité facturée (sans les gratuits) multipliée par le prix commandé et par l'unité de prix. Le montant commandé d'une ligne de facture est égal à la quantité facturée (sans les gratuits) multipliée par le prix commandé et par l'unité de prix. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "T". Exemple : Commande A 10 avec 5 sous-commandes (A 10 1, A 10 2, A 10 3, A 10 4, A 10 5). Si le traitement du bon à payer est lancé pour la sous-commande A 10 3, contrôle que la somme de ce qui a été facturé sur l'ensemble des sous-commandes (A 10 1, A 10 2, A 10 3, A 10 4, A 10 5) ne dépasse pas le montant réceptionné auquel on ajoute le seuil autorisé. Idem pour le montant commandé. |
| Contrôle qualitatif |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon le code qualité des lignes de la facture si la réception qualité (GRQL) a été effectuée. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLQALxxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Si toutes les lignes réceptionnées, qui portent sur un article pour lequel le contrôle qualitatif est actif au niveau de l'article acheté (GATA), ont un code qualité supérieur au code qualité de référence, alors le bon à payer peut être délivré. Les lignes de commandes ayant influence en stock ne sont prises en compte que si l'occurrence RQLSTOCK du paramètre AUTSAREC l'autorise. Le code qualité de référence est donné par la chaîne 1 de l'occurrence CTLQALxxxx du paramètre AUTSATAC. Aucun contrôle de qualité n'est effectué si la chaîne 1 n'est pas renseignée. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "L". |
| Contrôle des conditions de facturation |
| Il est possible de refuser le bon à payer si des conditions de facturation (GCAF) ont été créées ou modifiées lors du contrôle facture (GFAA). Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLCAFxxxx du paramètre AUTSATAC où xxxx représente la classe de commandes d'achats. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - une condition de facturation a été créée lors de la facturation ; - une condition de facturation a été modifiée lors de la facturation et l'écart entre le taux ou montant saisi lors de la facturation est inférieur à celui saisi en commande avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLCAF du paramètre AUTSAFAA. Ce contrôle ne se fait que si la valeur 1 est renseignée ; - une condition de facturation a été modifiée lors de la facturation et l'écart entre le taux ou montant saisi lors de la facturation est supérieur à celui saisi en commande avec un pourcentage de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLCAF du paramètre AUTSAFAA. Ce contrôle ne se fait que si la valeur 2 est renseignée. Il est possible d'exclure de ce contrôle certaines conditions de facturation. Pour cela, il est nécessaire de les définir dans le texte de l'occurrence CTLCAF du paramètre AUTSAFAA, en les séparant par le caractère "/". Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "C". |
| Contrôle des lots en quarantaine |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer, s'il existe des lots en quarantaine qui n'ont pas été libérés pour une des lignes de la facture dont l'article est géré par lot et/ou emplacement. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLLOP du paramètre AUTSATAC. Si le stock n'a pas été libéré de la quarantaine, le bon à payer n'est pas délivré, l'étape des commandes de la facture n'est pas mise à jour et le code rejet de la facture n'est pas mis à jour. Le bon à payer ne pourra donc pas être délivré par la gestion d'acceptation de la facture (GTAC). Il ne pourra être délivré que par le TTAC quand tout le stock en quarantaine correspondant aux lignes de la facture aura été libéré. |
| Contrôle de l'écart entre les sommes des montants facturés et réceptionnés (ou commandés) |
| Il est possible d'attribuer ou de refuser le bon à payer selon l'écart entre la somme des montants facturés et la somme des montants réceptionnés de toutes les sous-commandes de la facture. Pour les sous-commandes non réceptionnées, le montant qui est pris en compte est le montant commandé. Le contrôle est effectué selon la valeur testée 1 de l'occurrence CTLFACMNT du paramètre AUTSATAC. Les valeurs 1 et 2 donnent les écarts autorisés entre la somme des montants facturés et la somme des montants réceptionnés ou commandés. Ces écarts sont exprimés en devise de référence de l'établissement. Le bon à payer ne peut pas être délivré si : - la somme des montants facturés est supérieure à la somme des montants réceptionnés (ou commandés pour les sous-commandes non réceptionnées) de toutes les sous-commandes de la facture en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 1 de l'occurrence CTLFACMNT du paramètre AUTSATAC ; - la somme des montants facturés est inférieure à la somme des montants réceptionnés (ou commandés pour les sous-commandes non réceptionnées) de toutes les sous-commandes de la facture en tenant compte du seuil de tolérance donné par la valeur 2 de l'occurrence CTLFACMNT du paramètre AUTSATAC. Dans le cas d'une réception en montant, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité réceptionnée multiplié par le prix réceptionné et par l'unité de prix. Dans le cas d'une réception en quantité, le montant réceptionné d'une ligne de facture est égal à la quantité réceptionnée (sans les gratuits) multiplié par le prix commandé et par l'unité de prix. Le montant commandé est égal à la quantité commandée (sans les gratuits) multiplié par le prix commandé et par l'unité de prix. Si le contrôle est bloquant, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour avec la valeur "F". |
| Mise à jour de la facture |
| Si aucune anomalie bloquante n'est détectée, le bon à payer est délivré. Certaines informations de la facture sont alors mises à jour : - type d'acceptation : type d'acceptation destination donné par les équivalences de type d'acceptation (GETA), s'il est renseigné, sinon type d'acceptation saisi à la soumission ; - date d'acceptation : date système ; - utilisateur d'acceptation : utilisateur ayant réalisé le traitement. Si au moins une anomalie bloquante est détectée, le bon à payer n'est pas délivré et le code rejet de la facture est mis à jour. Les valeurs du code rejet correspondent aux occurrences du paramètre RJTSAFAA. De plus, il est également possible, selon la valeur testée 1 de l'occurrence LITPIE du paramètre AUTSATAC de mettre à jour les informations litige (code et motif) de la facture, si ces dernières n'ont pas déjà été renseignées lors du contrôle facture (GFAA) ou lors d'une signature facture (GSGFA). Le code et le motif du litige sont renseignés respectivement à partir de la chaîne 1 et du texte de cette occurrence. Les factures dont le bon à payer n'a pas été délivré et pour lesquelles le code rejet est renseigné, peuvent être débloquées par la transaction d'acceptation de la facture (GTAC). Le seul contrôle qui est alors effectué est celui concernant la libération du stock de la quarantaine. Il est également possible de débloquer les factures mises en litige mais pour lesquelles le code rejet n'est pas forcément renseigné, par la gestion de déblocage litige facture (GDLI). Le seul contrôle qui est alors effectué est celui concernant la libération du stock de la quarantaine. |
| Mise à jour de la pièce de facture |
| Si aucune anomalie bloquante n'est détectée, le bon à payer est délivré. Certaines informations de la pièce générée en comptabilité par le transfert en comptabilité (TVCC) sont alors mises à jour : - type d'acceptation : type d'acceptation destination donné par les équivalences de type d'acceptation (GETA), s'il est renseigné, sinon type d'acceptation saisi à la soumission ; - date d'acceptation : date système ; - utilisateur d'acceptation : utilisateur ayant réalisé le traitement. Si au moins une anomalie bloquante est détectée, le bon à payer n'est pas délivré et selon la valeur testée 1 de l'occurrence LITPIE du paramètre AUTSATAC, il est possible de renseigner les informations litiges de la pièce : - code du litige : code litige de l'en-tête de facture, s'il est renseigné avant le refus du bon à payer, sinon chaîne 1 de l'occurrence LITPIE du paramètre AUTSATAC ; - motif du litige : motif du litige de l'en-tête de facture, s'il est renseigné avant le refus du bon à payer, sinon texte de l'occurrence LITPIE du paramètre AUTSATAC ; - gestionnaire : gestionnaire associé à l'utilisateur (GUSI) ayant réalisé le traitement ; - date : date système. Les informations litiges de la pièce sont indépendantes les unes des autres. Il est possible de renseigner le code litige mais pas le gestionnaire. Si le gestionnaire associé à l'utilisateur n'est pas renseigné, le code litige, le motif du litige et la date sont affectés. Par contre, si le code et le motif du litige de la facture ne sont pas renseignés dans la facture, aucune information litige de la pièce n'est renseignée. Si le numéro d'ordre de l'occurrence PIECE du paramètre AUTSATAC n'est pas renseigné, toutes les échéances de la pièce de la facture sont mises à jour, sinon seules les pièces non soldées sont mises à jour. Les modifications des pièces se font via la gestion des pièces à modifier (GPIM), puis elles sont transférées dans les pièces selon la valeur testée 1 de l'occurrence TRFPIM du paramètre AUTSAFAA. |
| Historique de l'étape |
| Comme pour toutes les transactions référencées dans les étapes, possibilité de conserver, au niveau de la commande, une trace de l'étape réalisée. Création de cet historique en indiquant le numéro de l'étape, l'utilisateur ayant effectué l'étape, ainsi que la date et l'heure de réalisation de l'étape. C'est lors de la définition de l'étape par classe (GETCA) que vous indiquez si la mémorisation est active ou non. |