Les étapes constituent le déroulement de la procédure collaborative.
Les étapes sont organisées sous la forme d'une hiérarchie :
- plusieurs étapes pourront être en cours d'exécution à un instant donné ;
- une validation manuelle devra être effectuée sur chaque étape "feuille" ;
- la validation d'une étape, manuelle ou automatique, rendra possible la réalisation des étapes suivantes ;
- la réalisation de certaines parties de la hiérarchie pourra être conditionnée.
L'étape de procédure collaborative parente donne le numéro de l'étape "mère". La hiérarchie est construite grâce à ce numéro.
Dans la hiérarchie, les étapes de procédure collaborative ayant la même étape parente seront affichées selon leur ordre d'affichage.
Les étapes de procédure collaborative sans étape parente seront les premières étapes à exécuter. Les ressources de ces étapes seront notifiées des actions à effectuer lors du démarrage de la procédure collaborative.
La durée théorique est utilisée lors de la génération du planning.
Si la case "Validation automatique" est cochée, la validation d'une étape parente sera automatique lorsque toutes ses étapes "filles" seront validées.
Si cette case est décochée, une tâche collaborative qui pourra être notifiée sera envoyée aux ressources devant valider manuellement cette étape lorsque toutes les étapes "filles" seront validées.
Si la case "Etape finale" est cochée, une notification sera envoyée aux ressources mais aucune action n'aura besoin d'être exécutée ; cette étape sera marquée automatiquement comme terminée.
Cela permet d'envoyer une notification à une ou à des ressources pour leur indiquer qu'une instance de procédure collaborative est terminée.
En paramétrant une règle de tâche collaborative pour l'exécution différente sur cette étape, il sera possible de personnaliser la notification :
- texte affiché ;
- mnémonique à ouvrir ;
- ...
De plus, l'instance de la procédure collaborative sera marquée comme terminée si toutes ses étapes sont terminées ou hors procédure.
Si la case "Démarrage automatique" a la valeur "Depuis les notifications", l'étape sera démarrée automatiquement lors de l'ouverture du tableau de bord pour cette étape depuis une tâche collaborative, depuis une notification d'exécution ou depuis l'e-mail indiquant qu'une action doit être réalisée.
Si cette case a la valeur "Dans le tableau de bord", en plus de s'effectuer automatiquement comme avec la valeur "Depuis les notifications" et si elle est réalisable, l'étape sera aussi démarrée automatiquement dans le tableau de bord déjà ouvert lorsque l'utilisateur se positionnera dessus.
Sur chaque étape, l'association de documents et la saisie de commentaires peuvent être :
- obligatoires : un contrôle sera effectué lors de l'instanciation afin de vérifier qu'il existe bien au moins une ressource ayant les droits ;
- interdites ;
- facultatives.
L'action de l'étape peut être :
- aucune ;
- l'ouverture d'un mnémonique en création ;
- l'ouverture d'un mnémonique en synchronisation ;
- l'ouverture d'une URL.
Aucune action
L'étape représente une action externe à Cegid XRP Ultimate.
Dans le tableau de bord, le bouton "Exécuter" sera remplacé par un bouton "Démarrer" permettant de faire avancer le statut de l'étape de "Réalisable" à "En cours" sans rien déclencher d'autre.
Les seules autres actions possibles seront la validation ainsi que, éventuellement :
- la saisie de commentaires ;
- l'association de documents ;
- la saisie de données complémentaires.
Action d'ouverture d'un mnémonique
Dans le tableau de bord, le bouton "Exécuter" ouvrira le mnémonique renseigné dans la valeur de l'action.
Des champs pourront avoir une valeur affectée automatiquement en utilisant le paramétrage présent dans la définition des paramètres de synchronisation des actions.
Ouverture en création : aucune recherche ne sera déclenchée ; des valeurs peuvent être proposées pour la saisie selon la définition des paramètres de synchronisation des actions (GTPEUU) ;
Ouverture en synchronisation : une synchronisation sera déclenchée en utilisant les paramètres de synchronisation des actions. Si la recherche ne ramène aucune donnée, des valeurs peuvent être proposées pour la saisie selon ces mêmes paramètres.
Le mnémonique peut correspondre à une transaction dont les champs gèrent les variables de la procédure collaborative.
Pour cela :
- créer un nouveau formulaire, une nouvelle transaction et un nouveau mnémonique via la duplication d'une transaction (DTRA) avec "GTIPDY" comme formulaire, transaction et mnémonique modèles ;
- pour l'étape, renseigner la zone "Valeur de l'action" avec ce mnémonique ;
- générer les champs pour les variables de la procédure collaborative via le masque détail "Création des champs" de la gestion des étapes collaboratives ;
- ouvrir le nouveau mnémonique afin de personnaliser les champs et de dessiner le masque.
Lors d'une ouverture directe pour faire cette personnalisation, aucun champ n'est accessible.
Action d'ouverture d'une URL
Dans le tableau de bord, le bouton "Exécuter" ouvrira l'URL renseignée dans la valeur de l'action.
Cette URL peut contenir :
- des variables de la procédure collaborative avec la syntaxe "<#V:NOMVARIABLE#>" ;
- des colonnes de l'étape de la procédure collaborative avec la syntaxe "<#C:NOMCOLONNE#>".
Données complémentaires
Des données complémentaires peuvent être associées à l'étape de la procédure collaborative.
Règles des tâches collaboratives
Des règles de tâches collaboratives peuvent être paramétrées à chaque étape de la procédure collaborative pour :
- l'exécution. Si cette zone n'est pas renseignée, la règle utilisée est celle précisée dans GTPCO ; "QPGTPEP0001" si elle aussi n'est pas renseignée ;
- la validation. Si cette zone n'est pas renseignée, la règle utilisée est celle précisée dans GTPCO ; "QPGTPEP0002" si elle aussi n'est pas renseignée ;
- l'arrêt d'une instance. Si cette zone n'est pas renseignée, la règle utilisée est celle précisée dans GTPCO ; Si cette zone n'est pas renseignée non plus, aucune tâche et aucune notification ne sera générée.
Voir aussi : GTPEP - Etapes des procédures collaboratives. |
: la saisie obligatoire d'un commentaire pour l'étape n'a pas été effectuée ;
: au moins un commentaire (obligatoire ou facultatif) a été saisi pour l'étape.
