Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022 |
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| Finances - Budgétaire | |||
| Fonctionnement du contrôle budgétaire | |||
| Pour le CGR A |
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| 2- Deuxième étape : Mise à jour seulement ou contrôle ? |
| Le contrôle budgétaire peut s'utiliser de deux manières différentes : - Mise à jour du réalisé sans recherche et contrôle du budget prévisionnel Dans ce cas, le budget prévisionnel indiqué dans le paramétrage ne sert à rien. On retrouve la même fonctionnalité que le traitement de transfert des cumuls comptables en budgétaire (TBUD), on met à jour le budget ou les budgets réalisés (pour les CGR qui sont au contrôle budgétaire). Cette option permet donc une mise à jour du ou des budget(s) réalisé(s) en temps réel, sans attendre que les mouvements comptables soient validés et que le traitement TBUD ait été lancé (pour les CGR au contrôle budgétaire). - Contrôle du prévisionnel + mise à jour du réalisé Cette option a une étape préalable à la mise à jour du réalisé, c'est de contrôler si l'opération comptable n'entraîne pas un dépassement de budget en prenant en compte le budget prévisionnel, le pourcentage de tolérance, le budget réalisé et l'opération comptable. Les budgets prévisionnels à contrôler et les budgets réels à mettre à jour sont définis par les paramètres SUIBUD / SUIBUDU. Il est possible de contrôler et mettre à jour d'autres budgets pour les reports à nouveau selon le paramètre AUTOBD occurrence REPORT en les définissant sur les paramètres REPBUD / REPBUDU. Une zone du mouvement (chaîne 1 paramétrée) positionnée à "R" permet de distinguer les reports à nouveau.   |
| 3- Troisième étape : Recherche du prévisionnel |
| 3.1 - Sélection des budgets prévisionnels |
| - les buts de budget prévisionnels se trouvent dans l'occurrence des paramètres : SUIBUD ou REPBUD : pour le suivi en montant. SUIBUDU ou REPBUDU : pour le suivi en unité d'oeuvre. Un but de budget peut se retrouver dans chaque paramètre si on désire le suivi en montant et en unité d'oeuvre ; - le type du mouvement doit être référencé dans l'un des types définis dans chaque but (GBUT) ; - les buts doivent être : -> référencés (état actif) Anomalie bloquante. -> des buts de budget prévisionnels Anomalie bloquante. (nature du but différente de ''R'') -> avoir une périodicité définie (PEROBBUT) Anomalie bloquante. |
| 3.2 - Détermination de la période budgétaire à contrôler | ||||||||||||||||||||
Si pour le but, une périodicité de contrôle est précisée, il est possible de dissocier la périodicité du budget et la périodicité du contrôle, on peut avoir un budget mensuel et une période de contrôle qui sera annuelle. Une zone a été ajoutée dans la définition des budgets (GBUT) pour pouvoir préciser la période de contrôle désirée. La période de contrôle est définie avec la date de début de période du but de budget et le type de périodicité du contrôle.
Sinon, la période est définie par la date de début de période et la périodicité du budget (Annuel, Mensuel, ..., paramètre PEROBBUT). Prenons un exemple pour expliquer le calcul : - le but : R - périodicité : annuelle - date début de période : 01.01.2002 - date comptable : 25.03.2002 Définition de la période du budget : 01.01.2002 et 31.12.2002. La date comptable est comprise dans cette période donc le mois du budget sera 01.2002. Le mois calculé sera toujours la date de début de période + x fois la périodicité du budget (x peut être égal à zéro, c'est le cas dans cet exemple). Autre exemple avec la date comptable = 01.01.2003. Définition de la période : 01.01.2002 et 31.12.2002. La date comptable n'est pas comprise dans cet intervalle, on calcule une nouvelle période en ajoutant le nombre de mois de la périodicité à chaque borne on obtient 01.01.2003 et 31.12.2003, le mois du budget sera : 01.2003. |
| 3.3 - Recherche du prévisionnel pour chaque budget paramétré |
| Remarque : il est impératif que dans une ''branche'' de la hiérarchie des CGR, tous les budgets prévisionnels soient exprimés au même niveau de CGR. Même chose pour les postes.  La recherche du prévisionnel dépend du paramétrage général : |
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| Remarque |
| * La recherche du prévisionnel se fera sans le compte si cela est précisé dans le paramétrage général (GCTB). |
| Si une ligne budgétaire a été trouvée et si le paramétrage général indique que le type du contrôle dépend des niveaux inférieurs (GCTB), il faut déterminer le type de contrôle en fonction du CGR et du poste de la ligne budgétaire trouvée et de la ligne budgétaire elle-même. Si le type de contrôle est mis à jour uniquement, on passe directement à l'étape de mise à jour du réalisé, étape 5. |
| 3.4 - Contrôle d'existence du prévisionnel |
Trois choix possibles (paramétrage général GCTB) : |
| 4 - Quatrième étape : Contrôle du prévisionnel |
Si l'opération comptable est hors période du budget et que le paramétrage (GCTB) indique qu'on ne bloque pas sur les périodes futures alors il n'y a pas contrôle du prévisionnel mais mise à jour du réalisé directement (étape 5). Dans la table d'interface des écritures, on pourra grâce au positionnement d'un flag (code entrée = ''M''), mettre à jour le réalisé sans contrôle du prévisionnel. |
| 5.1 - Sélection des buts à mettre à jour |
| - les buts de budget réels se trouvent dans la chaîne 1 des paramètres : SUIBUD ou REPBUD : pour le suivi en montant. SUIBUDU ou REPBUDU : pour le suivi en unité d'oeuvre. Un but de budget peut se retrouver dans chaque paramètre si on désire le suivi en montant et en unité d'oeuvre. Lorsque la valeur testée 1 du paramètre SUIBUD/REPBUD ou SUIBUDU/REPBUDU contient "N" : on met à jour le budget prévisionnel (occurrence du paramètre) en sens inverse s'il autorise le type d'écriture, sinon le budget réalisé est mis à jour (chaîne 1 de l'occurrence) s'il autorise le type d'écriture. D'autre part, selon le type du journal, certains buts de budget ne seront pas pris en compte pour le contrôle et la mise à jour budgétaire. - le type du mouvement doit être référencé dans l'un des types définis dans chaque but (GBUT) ; - les buts doivent être : -> référencés (état actif) Anomalie bloquante. -> être des buts de budget réel (nature = "R") Anomalie bloquante. -> avoir une périodicité définie (PEROBBUT) Anomalie bloquante. |
| 5.2 - Calcul du mois budgétaire pour la mise à jour pour chaque but réel |
| Ce calcul tient compte : - de la périodicité du budget (définie dans GBUT) ; - de la date de début de période de budget (GBUT) ; - de la date comptable du mouvement. La périodicité du budget est paramétrée PEROBBUT, la valeur 1 de chaque occurrence indique le nombre de mois. Exemple : 12 pour annuel, 1 pour mensuel. Le calcul du mois peut se résumer avec ce schéma :  Voir exemple donné en 3.2. |
| 5.3 - Mise à jour du réalisé |
| La ligne budgétaire sera détaillée ou non au compte en fonction du paramétrage général pour le CGR A et le CGR B (voir GCTB). |