L'origine de ces tâches est multiple :
- générées par le système lorsque certains évènements se produisent sur les données (exemples : pièce en litige, prendre contact avec le client) ;
- transmises à la demande par un collaborateur avec passage d'un contexte depuis la plupart des écrans de l'interface utilisateur (exemple : compléter ce tiers) ;
- mises sous forme de notes et pense bête à soi-même (exemples : penser à faire la déclaration de TVA, modifier ce tarif).
L'utilisateur de connexion retrouve dans cette transaction toutes ses tâches à réaliser. Elle est directement accessible depuis une icône de la barre d'accueil.
Il peut voir également les tâches qui sont destinées à un groupe d'utilisateurs associé à un agenda de service dont il fait partie.
Les tâches sont affichées suivant différents regroupements :
- "Aujourd'hui" : affichage des tâches à faire du jour ;
- "A faire dans la semaine" : affichage des tâches à faire pour les 7 jours qui suivent la date du jour ;
- "Prochaines dates" : affichage des tâches à faire pour toutes les prochaines dates qui suivent la date du jour ;
- "En retard" : affichage limité aux 30 tâches à faire les plus en retard qui n'ont pas été effectuées à la date du jour ;
- "Sans échéance" : affichage des tâches à faire dont la date d'échéance n'a pas été précisée ;
- "Terminées" : affichage limité aux 30 dernières tâches ayant le statut "Terminée" ;
- "Toutes mes tâches" : affichage de toutes les tâches.
L'utilisateur a la possibilité de filtrer les tâches affichées en fonction :
- de la priorité : il s'agit d'une information portée par la tâche et symbolisée par un point de couleur (jaune, vert, rouge) dans ce volet ;
- du regroupement : il s'agit d'un filtre sur l'application génératrice de la tâche, ou sur un ensemble de tâches issues d'un même évènement de génération, sur les tâches ajoutées par un utilisateur ;
- des entités : il s'agit des entités permettant de lier une donnée à une tâche collaborative comme "Commande d'achats", "Pièces comptable".
Une liste déroulante affiche tous les utilisateurs destinataires de chaque tâche et permet, si besoin, de sélectionner un réalisateur pour la tâche.
A partir de cette transaction, l'utilisateur peut accéder aux détails d'une tâche "
" ce qui lui permet :- de réaliser l'action demandée par les tâches en ouvrant simplement, dans le contexte approprié, des écrans pré-remplis ;
- de modifier le statut, la priorité, le réalisateur ;
- de positionner un rappel de notification avant l'échéance d'une tâche.
Des indicateurs visuels permettent d'identifier :
- les tâches non lues "
" ;- leur statut : en cours "
", en attente "
", terminée "
", effacée "
" ;- leur priorité "
" (moyenne), "
" (forte), "
" (faible) ;- si une alerte avant échéance a été positionnée "
".Ce volet s'ouvre et se ferme depuis une icône dans la barre d'accueil. Il peut être ouvert automatiquement lors de la connexion à l'interface utilisateur suivant le paramétrage de "Mon compte".
Tâches associées à une donnée
Cette transaction permet également pour un utilisateur de visualiser l'ensemble des tâches associées à une donnée, qu'il soit destinataire, réalisateur ou aucun des deux.
Ces tâches sont généralement diffuser automatiquement aux collaborateurs par le système, et permettent de voir des informations relatives à une donnée au travers des tâches collaboratives (fonctionnalité du Module "Règles de génération et diffusion des tâches collaboratives").
Une icône de la barre d'accueil permet d'accéder à l'écran listant les tâches associées à une donnée.
Création d'une tâche collaborative:
Depuis cette transaction, le bouton "Ajouter une tâche" ouvre une autre transaction, permettant aux utilisateurs, d'ajouter des tâches à faire.