Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
Ergonomie, menus, commandes, outils
Assistants de saisie

Définition
Utilisation d'assistants de saisie
Ligne de progression
Indication du "pas" courant
Indication de saisie
Panneau de saisie
Panneau "pas" précédent
Panneau "pas" suivant
Réalisation d'assistants de saisie
Définition des assistants de saisie
Association mnémonique-assistant
"Pas" de l'assistant
Colonnes du suivi et du récapitulatif
Actions d'un "pas"

Définition

Les "assistants de saisie" représentent un moyen de modéliser des processus de saisie complets pour des utilisateurs occasionnels.
L'utilisateur est complètement guidé en proposant les actions adéquates et en limitant les manipulations.
Le principe est de voir défiler des étapes, appelées "pas", au fur et à mesure de la saisie. Ces "pas" peuvent se présenter sous forme : d'écran de saisie d'une transaction que ce soit sous forme de formulaire ou de grille ; de messages ; d'images ; de questions.
La partie supérieure de l'assistant présente une ligne de progression des "pas" ainsi que la position actuelle sur cette ligne.

Quelques exemples où l'utilisation des assistants de saisie est intéressante :
- Démarrage du produit Cegid XRP Ultimate ou mise en service de nouvelles fonctionnalités ;
- Intégration de nouveaux utilisateurs ;
- Modification des processus existants ;
- Ajout de nouveaux processus.

Des écrans d'administration permettent de réaliser des assistants de saisie et de les paramétrer complètement.

Utilisation d'assistants de saisie

Lors de l'utilisation d'un assistant de saisie :
- L'utilisateur est intégralement guidé tout au long du processus ;
- A tout instant, l'utilisateur sait d'un coup d'oeil où il se situe dans le processus grâce à la ligne de progression affichée en haut de la fenêtre ;
- Les écrans sont présentés au fur et à mesure que l'utilisateur remplit les informations ;
- Des indications précisent ce qu'il faut saisir ;
- Les zones à renseigner sont mises en surbrillance ;
- L'utilisateur peut à tout instant revenir en arrière pour modifier les informations saisies précédemment ;
- L'utilisateur peut à tout instant interrompre sa saisie pour y revenir ultérieurement ;
- Les modifications sont sauvegardées sans qu'aucune action particulière ne soit nécessaire ;
- Il est possible d'introduire dans les processus des étapes informatives, c'est-à-dire des étapes complémentaires dont le but est d'apporter encore plus d'aide à l'utilisateur dans son travail quotidien, par le biais de textes complémentaires, d'images, de photos.

La fenêtre de l'assistant de saisie est divisée en plusieurs "panneaux" :
- La ligne de progression ;
- L'indication du "pas" courant ;
- L'indication de saisie ;
- Le panneau central de saisie ;
- Le panneau à gauche de la saisie : "pas" précédent ;
- Le panneau à droite de la saisie : "pas" suivant.

Ligne de progression

Lors de l'avancement dans la saisie, la ligne de progression évolue pour indiquer à l'utilisateur où il se situe dans le processus.



La ligne de progression affiche un texte pour chaque "pas".

Texte du "pas"
Le texte du "pas" indique, avec un libellé court, l'action principale du "pas".
Ce texte :
- Peut être affiché ou non pour un "pas" donné ;
- Est référencé dans le champ "Texte court" de chaque "pas" sur 20 caractères maximum ;
- Est affiché avec un style différent pour indiquer le "pas" courant.

Indication du "pas" courant

Cette indication donne le numéro de "pas" courant par rapport au nombre total de "pas" affichés dans la ligne de progression pour la saisie complète.



En standard, cette indication utilise le terme "Etape". Elle est référencée dans GALIB avec le numéro 44823 et le texte "Etape $1/$2".
Cette indication peut être modifiée pour un assistant de saisie via la zone "Intitulé du pas" dans la définition des assistants.
Utiliser alors les symboles :
- $1 qui représente le numéro du "pas" courant ;
- $2 qui représente le nombre total de "pas" affichés dans la ligne de progression.

Indication de saisie

L'indication de saisie est un texte informant l'utilisateur sur ce qu'il doit faire sur le "pas" courant.
Cette indication :
- Est référencée dans le champ "Intitulé" de chaque "pas" sur 4000 caractères maximum ;
- Peut avoir un style d'affichage spécifique à chaque "pas" via le champ "Style du texte".

Panneau de saisie

Dans ce panneau pourront être affichés :
- Des transactions ;
- Des messages et/ou des questions et/ou des images.

Transactions
Suivant le type de transaction et le paramétrage effectué, pourront être affichés dans ce panneau :
- Le formulaire de saisie ;
- Le formulaire de recherche ;
- La grille ;
- Une mosaïque.

Seuls les masques principaux de saisie et de recherche des transactions peuvent être affichés. Si des champs devant être saisis sont dans les masques "détail", il faudra déplacer ces champs dans le masque principal via le mode "design" et créer une personnalisation pour la transaction dans l'assistant.

Lors de l'affichage de la transaction en mode "mosaïque", il est possible d'indiquer le numéro de la mosaïque à afficher. Cela permet d'afficher des "masques" différents pour une même transaction sur des "pas" différents.

Comme pour les conteneurs, les personnalisations des transactions (masques, grilles, options, etc.) effectuées dans l'assistant seront spécifiques à cette transaction dans cet assistant. Ces personnalisations ne seront pas prises en compte lors de l'ouverture des transactions sans assistant ou dans un autre assistant.

Messages et/ou questions et/ou images
Ce panneau peut aussi afficher simultanément :
- Des messages pour informer l'utilisateur sur des actions à effectuer ;
- Des images pouvant aussi informer l'utilisateur ;
- Des listes de choix pour répondre à des questions.

Ces éléments sont affichés les uns au-dessus des autres suivant l'ordre d'affichage défini lors du paramétrage du "pas".

Les messages et les images peuvent indiquer à l'utilisateur d'effectuer des actions n'ayant aucune représentation dans le produit telles que :
- Envoyer un mail ;
- Avertir son responsable ;
- Photocopier un document ;
- Classer un document ;
- etc.

Les listes de choix pour répondre à des questions permettent à l'utilisateur de se déplacer dans le processus de saisie :
- Sauter un "pas" facultatif ;
- Aller vers un "pas" précis ;
- Revenir en arrière pour une saisie itérative : saisir plusieurs lignes de données.

Exemple d'une image avec du texte pour avertir un responsable :



Exemple de choix permettant de répondre à une question :

Panneau "pas" précédent

Le panneau de gauche peut contenir les éléments suivants :
- Image "Pas précédent" ;
- Bouton "Suivi" ;
- Bouton "Récapitulatif" ;
- Lien "Abandonner".

Image "Pas précédent"
L'image du "Pas précédent" est affichée et active tout le long du processus, sauf sur le premier "pas". Elle permet à l'utilisateur de revenir en arrière sur la progression effectuée.
La touche "Page précédente" effectue la même fonctionnalité.

Après avoir cliqué sur cette image, toutes les indications ainsi que la ligne de progression s'actualisent pour être en phase avec le nouveau "pas" courant.

L'affichage d'une transaction peut avoir changé du fait de la validation automatique : des informations peuvent ne plus être modifiables.

Bouton "Suivi"
Le bouton "Suivi" permet de consulter et éventuellement d'accéder à des données préalablement saisies dans cet assistant par l'utilisateur. Il n'est affiché que sur le premier "pas" de l'assistant si :
- La case "Affichage de l'historique" est cochée dans la définition de l'assistant ;
- Des colonnes du suivi sont renseignées pour ce premier "pas".



L'icône affichée dans la première colonne indique que la saisie n'a pas été jusqu'à la fin du processus : la saisie n'est pas finalisée.
Les colonnes affichant les données sont les colonnes de suivi définies pour ce premier "pas".
Pour ne plus voir cette saisie dans le "Suivi", cliquez sur la dernière colonne, un message de confirmation de suppression de la donnée dans le "Suivi" est affiché.

Sélectionner simplement une ligne du "Suivi" pour l'afficher dans le formulaire afin :
- De consulter la donnée et éventuellement la modifier ou la compléter ;
- De poursuivre une saisie non finalisée.

Entités finalisées
Une entité est dite finalisée lorsque l'utilisateur arrive au dernier "pas" de la saisie.
Les entités finalisées sont affichées :
- dans le "Suivi" si l'affichage de l'historique est actif dans la définition de l'assistant ;
- pendant deux mois, puis sont épurées automatiquement au-delà.

Entités non finalisées ou inachevées
Une entité est dite non finalisée ou inachevée lorsque :
- la saisie se termine inopinément (coupure de courant par exemple) ;
- l'utilisateur abandonne la saisie via le lien "Abandonner" ;
- l'utilisateur ferme la fenêtre de l'assistant alors qu'il n'est pas au dernier "pas" de la saisie.

Les entités non finalisées :
- sont affichées dans le "Suivi" si la "Reprise des saisies inachevées" est active dans la définition de l'assistant ;
- ne seront épurées que manuellement.

Bouton "Récapitulatif"
Le bouton "Récapitulatif" permet de consulter et éventuellement d'accéder à des données existantes dans les transactions synchronisées, que ces données aient été saisies dans l'assistant ou non.
Il n'est affiché que sur les "pas" de l'assistant définis comme "itératifs" et dont des colonnes de suivi sont renseignées.



Sélectionner simplement une ligne du "Récapitulatif" pour afficher les données dans le formulaire afin de les consulter et éventuellement les modifier ou les compléter.
Les colonnes affichant les données sont les colonnes de suivi définies pour ce "pas".

Lien "Abandonner"
Ce lien permet d'abandonner la saisie en cours et de revenir sur le premier "pas" de l'assistant en création, comme lors de son ouverture.

Panneau "pas" suivant

Le panneau de droite peut contenir les éléments suivants :
- Image "Pas suivant" ;
- "Supprimer".

Image "Pas suivant"
L'image du "Pas suivant" permet à l'utilisateur de progresser dans sa saisie.
Elle est active lorsque tous les champs nécessaires dans un masque ont été renseignés.
La touche "Page suivante" effectue la même fonctionnalité.

"Supprimer"
A utiliser pour supprimer la ligne de données affichée.

Cette fonctionnalité apparaît dynamiquement selon :
- Les droits de l'utilisateur sur la transaction ;
- L'état de la ligne de données affichée.

Après avoir cliqué sur "Supprimer", un message de confirmation de suppression de la donnée est affiché. Si la suppression est confirmée, les contrôles fonctionnels seront effectués comme lors de la suppression dans la gestion hors assistant.

Réalisation d'assistants de saisie

Pour définir des assistants, le mnémonique à utiliser est GKASS ou GAASS.

Chacun fait référence à ces transactions de paramétrage :

- La définition des assistants : pour définir l'en-tête des assistants et donner des informations qui seront valables tout au long de la saisie ;

- Les mnémoniques associés à l'assistant : l'assistant sera ouvert par l'intermédiaire de ces mnémoniques ;

- Les "pas" de l'assistant ;

- Les colonnes de suivi du "pas" ;

- Les actions à effectuer sur un "pas".

Définition des assistants de saisie

La transaction GAASS permet de définir l'en-tête des assistants et de donner des informations qui seront valables tout au long de la saisie.

Association mnémonique-assistant

La transaction GAASM permet d'associer un mnémonique avec un assistant pour un propriétaire.
Cette association permet l'ouverture d'un assistant via son mnémonique associé.
Un mnémonique ne peut avoir qu'un seul assistant par propriétaire ; un assistant peut être utilisé pour plusieurs mnémoniques.

"Pas" de l'assistant

Pour définir les "Pas" de l'assistant, utiliser la transaction GAASP.

Colonnes du suivi et du récapitulatif

Pour un assistant, dans la transaction GAASC sont référencées :
- les colonnes affichées dans le "Suivi" du premier "pas" de l'assistant ;
- les colonnes d'index de sauvegarde de l'historique des saisies sur le premier "pas" de l'assistant ;
- les colonnes à afficher dans le "Récapitulatif" des "pas" itératifs.

Actions d'un "pas"

Sur un "pas" d'un assistant, il est possible de définir un certain nombre d'actions avec la transaction GAASA.