Cegid XRP Ultimate  |  I3   Actualisé le 06/10/2022
XRM
XRM


La gestion de la relation étendue ou XRM (eXtended Relationship Management) a pour finalité de gérer et de mettre en valeur les relations qu'entretient une organisation avec son environnement (vision 360°).
Quels que soient sa nature et l'objet de son activité, toute société a en effet besoin de connaître parfaitement le monde dans lequel elle évolue. Et ce, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'une association, d'un GIE, d'une holding, d'un établissement de santé, etc.
Sur le modèle du CRM, qui est exclusivement orienté vers les clients, ou bien du SRM, orienté vers les fournisseurs, le XRM organise, facilite et automatise, les liens que l'organisation a avec ses prospects, ses clients, ses fournisseurs, ses distributeurs, ses prescripteurs, etc.

Code : QRM

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Nécessite une formation

Présentation détaillée
Centralisez, fiabilisez, qualifiez vos données contacts.
Partagez vos évènements, vos comptes rendus d'activité, vos informations.
Accédez rapidement et facilement à vos données, documents et applicatifs.
Améliorez votre prospection.
Organisez plus efficacement vos journées de travail.

Agendas
Partagez vos évènements avec les contacts de votre choix :
     - agenda contact ;
     - agenda ressource ;
     - types d'agenda et gestion des droits : individuel, partagé, public ;
     - gestion des couleurs par agenda ;
     - gestion des couleurs par contact.

Contacts
Centralisez et capitalisez toutes les informations de vos contacts.

Gestion des habilitations.
Centralisation et sécurisation de vos données.
Qualification de vos contacts : type de contacts, secteur, service, fonction, titre, adresse professionnelle, adresse personnelle, téléphones fixes, téléphones portables, e-mail, etc.
Gestion des photos et des documents.
Appartenance à un compte tiers ou à un prospect.
Import et export de vos contacts au format vCard.
Historisation des modifications des fiches contacts.
Compositions de contacts.
Listes de contacts.
Génération d'un contact à partir d'un gestionnaire, d'un tiers.
Saisie simplifiée des contacts.
Gestion des caractéristiques des contacts :
     - choix du format : texte, numérique, date ;
     - caractéristique obligatoire ;
     - caractéristique systématique ;
     - valeurs minimales et maximales contrôlées ;
     - contrôle des valeurs saisies par rapport à une liste prédéterminée ;
     - historisation des caractéristiques.

Comptes rendus d'activité
Saisissez et partager vos comptes-rendus d'activité clients, fournisseurs, etc.

Possibilité de lier un compte-rendu d'activité à un contact.
Pré-saisie via le compte-rendu structuré (en-têtes construits dynamiquement).
Association de documents dématérialisés.
Texte riche (HTML, gras, surligné, couleurs, etc.).
Partage d'informations et gestion des droits.

Evénements
Gestion des typologies d'évènements : rendez-vous, réunions, appels téléphoniques, etc.
Gestion des invités (contacts) et envoi des e-mails d'invitation (fichier ICS).
Gestion de ressources matérielles (salle de réunion, voiture de société, PC, etc.).
Gestion de la périodicité (génération automatique d'évènements).
Historiques des échanges avec les contacts.
Gestion des couleurs.
Agenda graphique :
     - possibilité d'ajouter un nouvel événement via un clic dans l'agenda ;
     - partage d'agendas avec d'autres utilisateurs ;
     - plusieurs modes de visualisation : affichage jour heure par heure, affichage semaine heure par heure, affichage mois jour par jour, affichage annuel ;
     - indication du jour courant ;
     - indication de l'heure courante ;
     - possibilité d'avoir plusieurs évènements sur la même période ;
     - colonages par ressource.

Prospects
Identifiez et qualifiez vos prospects.

Saisie d'un prospect.
Transformation d'un prospect en tiers (client, fournisseur, autres).
Génération d'un prospect à partir d'une fiche contact.
Lien contact / prospect.

Gestion des doublons
Cette fonctionnalité vous permet de dédoublonner vos contacts. Toutes les données liées au contact supprimé seront transférées sur le bon contact.

Salles de réunion
Vos besoins en terme de gestions des salles :
     - une visibilité complète des plannings des salles et une affectation facilitée des ressources ;
     - une optimisation des espaces de réunion en fonction des besoins réels ;
     - une gestion des pré-réservations ;
     - les commandes de vos pauses déjeuners.

La fonction de réservation met à disposition des utilisateurs un outil leur permettant d'effectuer simplement les fonctions suivantes :
     - recherche d'une salle disponible à partir de critères : date et plage horaire, localisation de la salle (par site, bâtiment, étage, etc.), niveau d'équipement (vidéo projecteur, audio, etc.), capacité de la salle, superficie de la salle, salle dont vous avez la responsabilité ;
     - réservation d'une salle à partir du planning. Un clic permet d'initier la réservation de la salle ;
     - recherche d'une salle parmi les salles en accès libre ou contrôlé : chaque utilisateur a la possibilité d'avoir des droits de réservation sur un pool de salles. L'outil lui propose alors directement la consultation du planning de ces salles et lui permet de réserver une salle directement depuis le planning en sélectionnant une plage horaire. Si la recherche n'aboutit pas, l'utilisateur peut pré réserver une salle en accès contrôlé. Cette pré réservation sera ensuite acceptée ou refusée par un responsable ;
     - réservation de salles récurrentes : la réservation de salle peut porter sur une plage horaire précise ou sur une suite récurrente (par exemple tous les lundis du mois de 9h à 10h). La salle est alors réservée pour chaque période.

Il existe deux types de salles.
Les salles gérées par occupation. Une salle réservée de 10h00 à 11h00 sera indisponible sur cet horaire quel que soit le nombre de participants.
Les salles gérées par poste. Une salle ayant 20 places disponibles individuellement pourra être réservée pour 15 participants de 10h00 à 12h00 et pour 5 autres de 8h00 à 12h00. Une réservation complémentaire de 2 participants sera possible de 9h00 à 10h00, mais impossible de 10h00 à 11h00.

Sur une réservation de salle, il est possible de saisir des repas à partir de menus pré établis ou libres, des pauses petits déjeuners, etc., et ensuite de générer automatiquement une demande ou une commande d'achats auprès de votre fournisseur interne ou externe.

Vous pouvez également facturer vos réservations ou vos prestations associées.

Nous pouvons à partir de la même application gérer d'autres ressources que les salles :
     - réservation des véhicules de société ;
     - planning des évènements ;
     - réservation des places de parking ;
     - etc.

Opportunités
Cette fonctionnalité permet de gérer et de qualifier des opportunités.
Une opportunité est un dossier commercial concernant une affaire potentielle rattachée à un prospect, un client ou un contact, à l'intérieur duquel on retrouve l'ensemble des éléments de cette opportunité (société, contact, historique des échanges commerciaux, appels, mail, documents, tâches, devis, commande, facture, etc.).
A partir d'une opportunité, vous pouvez générer un ou plusieurs devis.

Conversations
La messagerie instantanée du produit Cegid XRP Ultimate vient en complément des moyens de communication traditionnels.
Elle vous assure que votre interlocuteur lira immédiatement le message que vous lui envoyez.
Grâce à l'indicateur de présence en ligne, vous savez immédiatement si votre ou vos interlocuteurs sont disponibles ou non.
Vous pouvez également mener plusieurs conversations simultanément.
Les différents échanges se font au travers de groupes d'utilisateurs, définis par vos soins.
Enfin toutes les conversations sont historisées, vous pouvez donc les retrouver lors de votre prochaine connexion.

Tâches à réaliser
Il y a souvent plusieurs tâches à accomplir pour atteindre un objectif.
La gestion des tâches à réaliser vous permet de gérer et d'organiser votre travail ou celui de vos collaborateurs.
Simple, rapide, efficace, la liste des tâches vous permet de savoir ce que vous avez à faire.
Grâce aux différentes informations (contexte, priorité, durée, date d'échéance, statut, pourcentage de réalisation, etc.), vous décidez plus rapidement et plus facilement du travail à faire ou à faire faire.
Les tâches peuvent également être liées à une entité (exemples : tiers, pièces, commande d'achats, contact, etc.) soit directement à partir de la gestion des tâches ou bien à partir des entités.
Au travers des agendas de services ou des agendas personnels, les droits de visualisation ou de modification seront alloués.

Tickets
La gestion des tickets permet de regrouper l'ensemble des actions effectuées depuis un point d'entrée.
Ce point d'entrée appelé "ticket" pourra être associé à une commande de ventes, un client, un fournisseur, un dossier d'achats ou un contact directement sur le ticket.
Depuis ce ticket, il est possible de gérer des réunions, des rendez-vous, des tâches, des comptes rendus d'activité, des mails ou des appels téléphoniques.
Le suivi d'activité permettra de visualiser l'ensemble des actions ayant eu lieu sur le ticket.