Archivage à valeur probante des documents

Cegid XRP Ultimate | I3 Actualisé le 06/10/2022

Fondations

Objectif

Paramétrage

Objectif

Le but est l'archivage des documents dans un coffre-fort numérique sécurisé et conforme.
L'intégrité des documents est ainsi garantie conformément à la règlementation et aux normes en vigueur d'archivage à long terme propres à certains documents.

Le système d'archivage électronique externe associé est Cecurity.

Principe

Dans un premier temps, le document est archivé dans la gestion électronique de documents classique référencée dans l'Application.

Une fois que le document est "Validé" c'est-à-dire qu'il ne risque plus d'être modifié, un traitement doit être lancé. Celui-ci envoie tous les documents "Validés" et qui n'ont pas encore été envoyés à Cecurity.

Paramétrage

Stockage du document dans notre GED

   Lors du stockage du document dans notre GED, il est nécessaire de calculer une somme de contrôle du fichier (fonction de hachage). Cette somme sera par la suite envoyée avec le document à Cecurity afin de garantir son intégrité.

   Tout d'abord, il faut créer un profil de signature et de cryptage (GTPSC), pour cela :
- choisir un nom de profil ;
- ne pas renseigner d'établissement ;
- choisir le type de destination égal à "FILE" ;
- choisir le type de profil égal à "HASH" ;
- choisir l'algorithme égal à "SHA512".

   Ensuite, il faut créer une association mnémoniques / profils de signature et cryptage (GTMSC) entre le nouveau profil et le mnémonique qui dépose le document dans notre GED. Par exemple l'Application mobile "Notes de frais (mobilité)" (QFNNDF), pour le type de fichier choisir "GED".

   Comme Cecurity n'accepte que des fichiers au format PDF, dans GTMSC, il faut également renseigner le niveau d'archivage avec la valeur "PDF" pour que le document soit automatiquement transformé en fichier PDF lors de la mise en GED.

Paramétrage de l'accès au WebService Cecurity

Pour que le WebService se connecte chez Cecurity, il faut spécifier un utilisateur, un mot de passe et un nom de compte.
Pour cela dans la gestion des mots de passe (GTPWD), pour le type de mot de passe "SAE", il faut spécifier l'utilisateur, le mot de passe et dans la zone "Information" indiquer le nom de compte.

Ces informations vous seront fournies par Cecurity lors de l'établissement du contrat de service avec votre société.

Traitement d'archivage à valeur probante des documents

La transmission des documents à Cecurity se fait en utilisant un traitement dédié. Par exemple, pour les notes de frais : Archivage à valeur probante des documents (TFAVP).
A la soumission du traitement, un type de document (GTDTY) de destination devra être renseigné. Ce type de document devra indiquer le type de GED "Archivé", avec le service "SAE".
Il est nécessaire d'intégrer ce traitement dans le processus, via la création d'une étape, après la génération du document définitif.

Métadonnées

Jusqu'à 15 métadonnées définies librement peuvent être transmises avec le document afin de faciliter leur recherche depuis le portail Cecurity.
Ces métadonnées sont à définir dans les paramètres de synchronisation pour un traitement (GTPST), pour le traitement qui envoie les documents. Par exemple, QFTAVP (Archivage à valeur probante des documents).
Pour chaque métadonnée, deux paramètres sont à renseigner (XX représente un nombre de 01 à 15) :
- SAE_META_NAME_0XX : Libellé de la métadonnée (exemple : Identifiant de la note de frais) ;
- SAE_META_VALUE_0XX : Valeur de la métadonnée renseignée soit par une variable issue du traitement soit par une requête (exemple : &nuiqfldf).

Type de documents

Un ou plusieurs types de documents (GTDTY) doivent être définis.